22 septiembre, 2011

Herramientas de trabajo para los administradores

Así como a la Administración se le exige cumplir con deberes legales (y reglamentarios), es importante que esta obligación vaya acompañada de una adecuada dotación de herramientas de trabajo.

Una administración, además de recursos adecuados y suficientes para su trabajo, debe disponer de herramientas legales, financieras, de mantenimiento y de negociación y manejo de grupos humanos que sean suficientes para un adecuado desempeño de su labor. Tocaremos dos aspectos de momento.

Dentro de las herramientas legales de que debe disponerse, se encuentra una adecuada y concordada guía de deberes y derechos de los condóminos (y de la administración), que contemple con toda claridad de qué tipo de normas estamos hablando y su valor, ya que no es lo mismo una obligación derivada de un acuerdo de asamblea (que es totalmente revocable) que una obligación legal. De igual forma, estas obligaciones y deberes deben ir acompañadas de un claro conocimiento de las vías legales y reglamentarias que suelen usar los propietarios para cuestionar esas obligaciones.

Una detallada guía de convocatorias con la forma de integrar la agenda, la forma de notificar (y de proceder en caso de negativas a la recepción de esta), y la prueba de dicha notificación es parte esencial de una Asamblea ante una posible impugnación judicial.

Dentro de las herramientas de negociación y de manejo de grupos humanos es imprescindible que un administrador tenga claramente identificados y catalogados los intereses, expectativas, necesidades y capacidad de influencia de los involucrados (internos y externos) en la vida del condominio. Debe poder precisarse (desde antes de que surja la contención) la cultura organizacional interna, los objetivos de cada proyecto que se lleve a cabo (sea de mantenimiento, la toma de un acuerdo o la adquisición de un activo importante), la forma de comunicarse con ellos, y la evolución de sus intereses y expectativas.

Un cuadro de identificación y gestión de interesados que se mantenga actualizado y vigente es la mejor herramienta de negociación que puede tener una administración. Más aún porque puede ser de utilidad a la Junta Administradora o incluso a administradores sucesivos que lleguen al Condominio, en el caso de Empresas Administradoras.

La ausencia de estas herramientas no siempre se observa en sus consecuencias con facilidad, pero una gran cantidad de reclamos de las administraciones y de los propietarios pasa por la ausencia de estas herramientas, lo que tiene incidencia directa en el plazo de toma de decisiones y su ejecución, en la calidad de la vida común en el condominio y en la rentabilidad de la Administración.