20 diciembre, 2016

Iniciando el año... corrigiendo errores

Una realidad de cualquier gestión humana es que habrá errores. La realidad de que estos errores tienen consecuencias de todo tipo, incluyendo jurídicas, no debe distraernos del deber de buscar y aplicar correctivos para enmendar el error, y de desarrollar los procedimientos necesarios para no volver a incurrir en ellos.


Un muy buen ejemplo es el deber que tienen (desde 2015) los condominios de presentar la Declaración anual resumen de clientes, proveedores y gastos específicos (D 151). Hay una cantidad importante de condominios que no cumplieron este deber en 2015. Otros además no lo cumplieron en 2016.


Deben tener presente las administraciones que para poder cumplir esta obligación, deben de tener un representante vigente, lo cual no se cumple en todos los condominios, a veces por desconocimiento, otras por negligencia o desatención.

El incumplimiento de este formulario tiene la consecuencia establecida en el artículo 83 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios de una multa con un mínimo de 10 salarios base y un máximo de 100. Esto significa que la multa por el incumplimiento del 2015 es al menos la suma de C. 4,034,000 y por el 2016 la suma de C. 4,242,000, sea un total de C. 8,276,000.


Si no se cumplió este deber, la Dirección de Tributación recomienda subsanar el incumplimiento de inmediato. Es importante recordar que el mismo Código permite reducciones importantes de hasta un 80%, lo que reduciría las multas a C. 806,800 y C. 848,400, respectivamente, para un total de  C. 1,655,200.


Como parte del análisis de las mejoras a introducir debe procurarse al condominio el apoyo profesional necesario para la gestión de la administración, de forma que haya las previsiones necesarias para no incurrir en este tipo de faltas.


Desgraciadamente aún en muchos condominios se toman decisiones sin sustento profesional, a veces por administraciones que mantienen presupuestos artificialmente bajos, lo cual coincide a veces con presiones de los condóminos para que así sea, sin embargo esto debe de cambiar.


Este año 2017 posiblemente entre ya en efecto masivamente un cambio en las reglas sobre portación de armas para empresas de seguridad privada. La autorización para tenencia de armas como parte del servicio de seguridad será condicionada a la presentación de un estudio técnico de riesgos que fundamente la necesidad del uso de armas. En este caso, que el estudio técnico es obligatorio, el deber de cuidado se traslada a la selección de la persona con las calificaciones profesionales requeridas para su evaluación.


Acostumbrarse a la utilización regular de servicios profesionales calificados para el respaldo de las decisiones que se tomen en los condominios normalmente es más oneroso que hacerlo sin este respaldo, pero es una puerta abierta para riesgos, y sobre todo daños que podrían generar responsabilidades civiles, que serán más costosas que los respaldos profesionales omitidos.

Por supuesto que es deber de los condóminos velar porque se cuente con los recursos necesarios para una administración profesional del condominio. Por lo menos de ahora en adelante.

Publicado en El Financiero, 24 de diciembre de 2016

20 noviembre, 2016

Dónde estacionar los vehículos

La cantidad de vehículos crece sin parar. Muchas razones podemos encontrar, desde pésimo servicio de transporte público, hasta la asociación que se hace del vehículo con un determinado estatus. Pero sea cual sea la razón, hay que ver dónde se acomodan esos vehículos.

La regla general es que los vehículos en los condominios deben estacionarse según lo indique el Reglamento. La mayoría indica algo tan escueto como “en los lugares destinados para ello”, lo cual es algo redundante ya que en condominio las áreas o bienes deben de usarse según su destino (artículo 8, 15 y el 2 b y c, al establecerse el destino de cada parte del condominio).

Como regla general los vehículos deben de estar en los estacionamientos de cada casa, o si es vertical, comercial o cuando así se haya dispuesto, en el área común de estacionamiento asignada o adquirida (si se diseñaron como filiales).

De esta forma, sin duda que un área verde, el rancho o la caseta de los oficiales no es un área de estacionamiento. Sin embargo el problema se presenta en dos puntos: fuera de los garajes en las vías internas del condominio y en los estacionamientos de visitas.

Vías internas
Las vías internas indica el Reglamento a la Ley 7933 (Reguladora de la Propiedad en Condominio), que son las calles para canalizar el flujo vehicular. No habla de estacionar sino de canalizar flujo vehicular, por lo que si nos guiamos por la regla de que el uso es conforme al destino, no se podría estacionar en las vías internas.

Ahora bien, hay otro enfoque de esta situación y es que el estacionamiento de vehículos tiene dimensiones mínimas de ancho de 2,60 metros (Artículo XVIII. 10.-Dimensiones mínimas. del Reglamento de construcciones). Las vías internas, por su parte, tienen anchos mínimos en el Reglamento a la ley 7933 que van desde los 4 hasta los 14 metros, según la cantidad de filiales (art. 34). Si se estima que esos anchos mínimos son los necesarios para un libre tránsito, tampoco debería de estacionarse en las vías internas si  con ello se reduce ese libre tránsito.

Los estacionamientos de visitas son para ese fin: visitas.
Ni la ley 7933 ni su reglamento, aclaran el concepto de visitante, por lo que es conveniente que así lo determine una asamblea de propietarios, especificando con características objetivas qué se entiende por una visitante y cuando deja de serlo. Otra opción es poner un tiempo máximo de estadía en los estacionamientos de visitas. Por experiencia recomendamos vencer la tentación de poner plazos extremadamente cortos, sino más bien largos. Una semana de tiempo es suficiente para cualquier visita (incluyendo del extranjero) y es insuficiente para resolverle la situación a un residente que tiene vehículos en exceso o acostumbra estacionar en los espacios de visitas.

Es claro que la situación no es sencilla y la Asamblea de Propietarios deberá encontrar una solución a las necesidades de los condóminos dentro del uso y goce racional de las áreas comunes, y en el marco de la legalidad.

10 noviembre, 2016

Haga una inspección de fin de año en su condominio

Es usual que al llegar la época de cambio de año, entremos en la tradición de hacer “metas de año nuevo”, que en un alto porcentaje se ha encontrado que se abandonan prontamente.

Algunas de las causas que se han señalado es la falta de un plan con objetivos específicos, una clara asignación de responsabilidades y la ausencia de definición sobre actividades que conduzcan a esos objetivos.

En su condominio, esa falta de planificación y acción puede tener consecuencias económicas sobre el patrimonio común y el privado, así como sobre la calidad de vida.

Por ello, les proponemos algunas áreas específicas con un ejemplo de indicadores que pueden contribuir a alcanzar mayores niveles de profesionalización en la labor de la administración y por ende en la gestión del condominio.

1.- Requerimientos del servicio:

  • Se ha firmado con contrato para el servicio que la administración y los proveedores brindan. 
  • Estos contratos están disponibles para los propietarios en forma digital al ser solicitados a la administración o en el sitio web del condominio.
  • Se ha documentado mes a mes el cumplimiento o desviaciones del cumplimiento, de dichos contratos.


2.- Procesos administrativos:

  • Los procedimientos de atención de quejas o peticiones están definidos, documentados y accesibles a todos los condóminos al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
  • Hay planes específicos de mantenimiento accesibles y publicados en el sitio web del condominio.
  • La administración revisa los procesos internos del condominio y hace mejoras que luego comunica.


3.- Información y reglas:

  • El reglamento y otros acuerdos de asamblea y de la administración o junta administradora están compilados y disponibles al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
  • La administración o junta administradora conocen y documentan conductas acostumbradas que contrarían el reglamento, y ejecutan planes de educación y sanción para adecuarlas.


4.- Comunicaciones:

  • Hay un plan de comunicación regular con los condóminos.
  • Se atienden las consultas y peticiones de las personas residentes en tiempos predeterminados.
  • Las comunicaciones se realizan por diversos medios.


5.- Recursos:

  • Hay estimaciones económicas precisas de las necesidades de mantenimiento.
  • El presupuesto cubre al menos esas necesidades.
  • Hay un fondo de reserva para contingencias .


6.- Responsabilidades y roles:

  • Está disponible una lista de labores y responsables para la gestión de los bienes comunes y el seguimiento de estas acciones.
  • Hay documentos de la evaluación del cumplimiento de esas responsabilidades.
  • Se reconoce en asamblea de propietarios la ejecución, sea la destacada o la deficiente, con soporte documental.


7.- Riesgos:

  • Hay una lista de riesgos identificados y un plan de respuesta.
  • Los contratos de pólizas de seguro están disponibles para los condóminos al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
  • Hay fondos de reserva específicos para enfrentar el impacto económico de algunos riesgos.


Es importante recordar que el régimen de responsabilidad civil que contempla nuestro Código Civil, establece: “Todo aquel que por dolo, falta, negligencia o imprudencia, causa a otro un daño, está obligado a repararlo junto con los perjuicios”.

La creciente profesionalización contribuye a mantenerse alejados de esas responsabilidades.
Aparecido en El Financiero, 30 de octubre de 2016

20 octubre, 2016

Experiencias en el Congreso Latinoamericano de Propiedad Horizontal

En medio de un calor tropical que me hizo imposible utilizar mi traje entero, comenzó el día 12 de octubre el Primer Congreso Latinoamericano de Propiedad Horizontal, en Barranquilla, Colombia, con la sostenibilidad como eje temático.

Uno de los primeros aspectos que llama la atención es la cantidad de personas participantes (más de 250), y el grado de interés que despierta el tema.  Esto demuestra un alto nivel de compromiso de las administraciones de condominios con su profesionalización, así como una muy buena gestión de motivación y convocatoria de la organización del evento.

El lugar elegido fue propicio para el evento, en especial por la disposición del espacio ya que no estaba limitado por la rigidez de las butacas usuales de los auditorios. Esto fue un acierto, pues se pudo observar a personas participantes conversando entre ellas y generando intercambio de conocimientos y como fortalecimiento de sus redes de contactos.

La propuesta académica fue muy rica, contando con aportes como datos e información sobre el impacto del cambio climático, casos de éxito en vivienda sostenible, la arquitectura bio-climática, la sostenibilidad financiera, la función social y ecológica de la propiedad horizontal y proyectos bajo el eje de la responsabilidad social corporativa como el Edificio Ejemplar de la empresa Estilo.

Los consumidores también tuvieron su participación en el análisis de las relaciones de consumo de productos y servicios inmobiliarios y Chile tuvo su representación aportando una visión latinoamericana de la administración de condominios.

De nuestra parte quisimos aportar a la sostenibilidad de otra dimensión de la gestión de la propiedad horizontal, como es la gobernanza (aquí presentación)

Queremos destacar además que se abordó la perspectiva de la estabilidad y salud emocional de las personas a cargo de la administración de condominios. Es una profesión sometida a altas exigencias, con condiciones de prestación del servicio que muchas veces no son las ideales y con el deber de alcanzar objetivos bajo restricciones muy importantes financieras. Además, la realidad política de la percepción de tener un “superior” en cada persona propietaria es compleja de manejar.

El Congreso cerró con un panel de lujo, con las personas más destacadas en el análisis y crecimiento de la propiedad horizontal en Colombia.

Nos alegró mucho ser testigos de la conformación del Colegio Mayor de Administradores de Propiedad Horizontal de Colombia, y la participación honoraria que nos extendieron nos honra enormemente.

En resumen, fue un evento de muy alta calidad, muy motivador y que nos hizo tener presente siempre, como es deber, que el centro de todas nuestras acciones debe ser poder elevar el nivel de profesionalización, las condiciones y el reconocimiento hacia la labor de las administraciones de condominios, para poder, de esa forma, brindar un servicio de mayor calidad y en mejora continua.

Nos quedamos con la obligación de crear, en nuestro entorno, un evento similar y de genera fruto de las experiencias obtenidas.

¡Muchas gracias, Colombia!


20 septiembre, 2016

Buenas prácticas para asambleas de condóminos

Nuestra ley Reguladora de la Propiedad en Condominio no contiene indicaciones sobre la forma en la que debe de conducirse una asamblea (ver convocatoria y guía de realización).


El mismo artículo 33 que remite a los elementos que debe definir el Reglamento, con relación a este punto se limita a indicar que deberá contener disposiciones sobre: “c) La frecuencia con que se reunirá la Asamblea de Propietarios, la forma de convocarla, la persona que presidirá las reuniones y el procedimiento para designarla.”


Ante este escenario les compartimos a una guía de buenas prácticas muy antigua, publicada en 1876 por Henry Martyn Robert, mayor del Ejército de los Estados Unidos, llamada Reglas de Orden de Robert. Ha sido revisada y editada once veces y es la guía más usada para el procedimiento de conducción de asambleas en el mundo de habla inglesa.
Está destinada a proponer una serie de reglas que permitan a todas las personas participantes en una reunión ser escuchadas y que se pueda tomar una decisión sin confusiones.


Algunas reglas que compartimos (con puntos que agregamos en itálica) son:


  1. De previo siempre deberá designarse una persona para la conducción de la asamblea, en la presidencia de esta (quien deberá velar el cumplimiento a estas prácticas que compartimos) y una persona para tomar apuntes (claros y breves) de los acuerdos como secretaría.


  1. Sesión anterior: Al inicio de cada asamblea, se da lectura a la minuta de la asamblea anterior. Si bien es cierto no es requisito hacer esto, ya que en Propiedad en Condominio puede darse firmeza a los acuerdos desde que se toman, es conveniente recordar dónde se había quedado. Claro, que hacer minutas cortas y concisas es parte de la buena práctica.


  1. Informes: se pasa a conocer informes de encargados como la administración, contabilidad, legales, etc., y luego se conocen los informes de los comités o juntas. Dado que en condominio la autoridad suele ser inversa, y la administración es la cúpula, podría invertirse este orden y conocer los comités primero.


  1. Asuntos por decidir: inmediatamente se pasa a los asuntos concretos que requieren decisión. Esto presupone que se ha compartido a tiempo la información y que todos los elementos necesarios para tomar la decisión son de conocimiento de la asamblea. Luego de esto se ven pendientes y asuntos nuevos.


  1. Avisos. No hay espacio para asuntos varios o temas nuevos y debe seguirse al pie la agenda.


  1. Mociones: las mociones son la forma de proponer acuerdos. Algunas buenas prácticas para proponer mociones son:


  • Siempre en afirmativo: para que algo se haga y no para que no se haga
  • Evite referencias personales
  • En el libro se aconseja esperar a que la moción sea secundada, si bien es cierto personalmente me parece buena idea para evitar mociones sin sustento, podría ser causa de nulidad si se niega la posibilidad de presentar una moción por este motivo.
  • La discusión de las mociones debe darse en orden. Agregaríamos que con un tiempo definido, sin abusar del uso de la palabra en varias ocasiones la misma persona para el mismo tema, y sólo deben permitirse argumentaciones referidas a la moción y no a otros temas. Por ejemplo acordar que haya un máximo de 10 intervenciones de 2 minutos cada una por tema, podría reducir el tiempo perdido.
  • Una vez discutida la moción, se somete a votación.
  • Es importante tener presentes los mínimos del porcentaje de valor que requiere cada acuerdo a tomar.

10 septiembre, 2016

Administración condominal en Ciudad de México

Ayer 9 de setiembre de 2016 tuvimos la experiencia de ser parte del Foro: La Administración Condominal en México, organizado por la plataforma de administración y comunicación condominal Vivook.

Con la hermosa vista de Ciudad de México de fondo desde el noveno piso de un edificio en Polanco, el evento dio inicio con las palabras de la empresa organizadora a cargo de Renée Bravo Zazueta, director general y dueño de Abits, empresa propietaria de Vivook.

La primera participación fue a cargo del Salvador Antonio Vitelli Macías, Procurador Social interino de la Ciudad de México, quien expuso (0:00 a 0:58:) la visión de la institución que representa sobre la labor que desarrollan las personas administradoras de condominios en la Ciudad de México y los esfuerzos que hacen por darles apoyo y capacitación, a pesar de que les toque ser los malos de la película por aplicar la ley, deber que se han comprometido a cumplir a pesar de ello.

La diputada de la Asamblea Legislativa del Distrito Federal de México,  Dunia Ludlow Deloya continuó (0:58 - 2:35) presentando su proyecto de reformas a la Ley de Propiedad en Condominio del Distrito Federal  (resumen de reformas) para modernizar este derecho, las que fueron enmarcadas dentro del paradigma del Gobierno Abierto como nueva forma en la que deben de ejercer su función quienes administran condominios. Prueba de ello fue el proceso de consulta al que se sometió este proyecto de ley.

Con Norma Zúñiga, de Consultoría Condominal, apreciada colega asesora legal, administradora y capacitadora en materia condominal, reflexionamos (2:35 - 2:57) sobre la cultura condominal, y la necesidad de que su promoción sea permanente y entre todos los actores de la industria condominal, no solamente administraciones sino desarrolladores, compradores, y las diversas autoridades estatales que tienen relación con los condominios. Las administraciones deben fijar el estándar más alto posible, así sea por su cuenta.

Seguidamente con Ángel Higinio Ramos, profesional contable de Emsi Profesionistas Asociados, S.C., conocimos (2:57 - 3:26) algunos de los deberes fiscales por los que deben velar quienes administran condominios, y las distintas formas de cumplir esos deberes. Son normas que aunque a veces parecen complejas, algunos cuidados permiten no tener que enfrentar el pago de impuestos que no corresponden o multas por incumplimientos formales.

De nuestra parte, expusimos (3:26 - 3:48) algunos elementos del contexto el que se enfrentan las administraciones de condominios en Costa Rica, y los resultados de una encuesta en línea que tuvo participación de personas de Costa Rica, México y Colombia, sobre las necesidades de capacitación en esta materia. Llamamos a las personas administradoras a ejercer su función usando a plenitud todas esas capacidades y conocimientos que hemos observado tienen, pero desde la perspectiva del respeto profesional y la dignificación de su labor.

Como parte de ese futuro que está siendo creado, les comentamos la experiencia de los Condominios Felices, agradeciendo a Alfonso Álvarez López, director ejecutivo de ASURBE, la Asociación de Propietarios, Arrendatarios y Administradores de la Propiedad Horizontal de Colombia, por el material compartido.

Esta fue la presentación que compartimos con las personas asistentes.

Federico Sobrino Bracamontes, colega fundador del Instituto de Administradores de Inmuebles, a.c. (IAI), organización creada para capacitar, asesorar y orientar a los profesionales inmobiliarios pertenecientes a AMPI a nivel nacional para la mejora continua del servicio de administración inmobiliaria, nos comentó brevemente las oportunidades que brinda dicha organización,incluyendo su iniciativa de incubadoras inmobiliarias. Hizo un llamado final a la integración, ya no sólo nacional sino internacional de la profesión, tanto en organizaciones como en estándares de la profesión.

Agradecemos a Vivook y a todo su equipo, en especial a Mara Cavazos, gracias a cuya diligencia nuestra participación en el evento fue posible.

Desde la primera vez que conocí esta hermosa ciudad, quedé enamorado de su comida, de su ambiente y de su gente. Ahora se suma además el reconocimiento por el esfuerzo que se hace por elevar el nivel de calidad de la profesión de administración de condominios y sobre todo, por el enorme potencial que ví en quienes ejercen esta profesión. Son hombres y mujeres que siendo enteramente conscientes de los retos y dificultades que enfrentan, no cesan de buscar la mejor forma de proporcionar a sus clientes rentabilidad en su patrimonio y calidad de vida a sus residentes.

¡Gracias México! Hasta la próxima.

01 septiembre, 2016

Una mirada a la administración condominal en Latinoamérica



El próximo 9 de septiembre de 2016, se realizará en Ciudad de México el primer foro La Administración de Condominios en Ciudad de México, organizado por Vivook.


Doctor Condominio estará presente como ponente, y conversaremos sobre una Visión de la Administración Condominal en Latinoamérica.


Queremos saber cómo se vive la administración de condominios en su país, qué tamaño de empresas son las que están operando en el mercado, cuál es el proveedor que más tiempo les requiere y sobre las oportunidades de formación que existen a su alcance.


Con el fin de enriquecer esta ponencia, deseamos poner a su disposición una pequeña encuesta para recoger esas percepciones y poder referirlas en esa ponencia.


Se encuentra en este enlace: https://goo.gl/forms/mfonIYxZXMMAIVMy1

Muchas gracias por sus aportes.

20 agosto, 2016

Condominios sostenibles

Desde hace algún tiempo, en el sector empresarial se ha venido fortaleciendo una corriente de pensamiento que busca que las empresas sean más responsables en su actividad, ya no sólo con sus finanzas, sino también con el ambiente natural y humano en el que operan. Esa responsabilidad con relación al impacto que genera la actividad se ha extendido al punto de que en muchos ámbitos es un elemento crítico a considerar en la evaluación del desempeño de la empresa.


Se han elaborado principios a tomar en cuenta para el ejercicio de esa responsabilidad como los Diez Principios del Pacto Global de Naciones Unidas, basados en documentos de amplia e indiscutible aceptación masiva como, entre otros, la Declaración Universal de los Derechos Humanos, la Resolución El Futuro Que Queremos (acordada en el contexto de la Conferencia de las Naciones Unidas sobre el Desarrollo Sostenible en Río de Janeiro - 1992) y la Convención de las Naciones Unidas Contra la Corrupción, o los Objetivos de Desarrollo Sostenible.

Además, hay guías y estándares como la Guía ISO 26000, o las familias de normas ISO 9000 (conjunto de normas sobre calidad y gestión de calidad) o ISO 14000 (conjunto de normas que cubre aspectos del ambiente, de productos y organizaciones).


Este nuevo paradigma se ha extendido a todo tipo de organización y actividad que genere impacto en esos ámbitos, sea económico, ambiental y social, así que los condominios no pueden quedarse fuera de esta exigencia de responsabilidad con las siguientes generaciones.


La administración de un condominio puede ser un agente de cambio que promueva la adopción, inicialmente de estos valores (empezando, por ejemplo con los Diez Principios del Pacto Global), o en un estado más avanzado, busque el cumplimiento con guías y estándares como los referidos.


El primer paso, para un condominio que desee caminar hacia ser más responsable con el ambiente y con el entorno social, pasa por analizar impactos de sus actividades.


En los condominios se consumen recursos de diversas fuentes y en diversas formas, como energía, agua, papel, combustibles, y otros insumos. De igual manera se generan desechos en las filiales y actividades de mantenimiento y reparación. Hay también posibles impactos para el entorno humano por flujos vehiculares, condiciones de contratación del personal y adquisiciones de bienes y servicios, que si bien no son compras públicas, muchas veces padecen de los mismos problemas de intereses personales y comisiones que encarecen precios y afectan la calidad.


La ruta hacia la sostenibilidad pasa por un proceso en el que inicialmente se tomará alguno de estos  u otros elementos, se medirá y evaluará su impacto.


Luego, se analizarán y propondrán nuevas formas de gestión, alineadas con estos principios de responsabilidad ambiental y social, para aprobación de la asamblea, junto con un Plan de Acción de implementación.


Como todo cambio ocupa un seguimiento cercano, y medición y comunicación de resultados como parte de esa gestión del cambio.

¿Su condominio es sostenible? Ya no sólo de trata de su inversión sino del mundo de las siguientes generaciones.

10 agosto, 2016

Cinco controles esenciales en todo condominio

En su condominio hay una gran inversión económica, tanto la privada que hace cada persona propietaria por su cuenta como la común. Normalmente la infraestructura y activos están valorados en millones de colones, desde algunos cientos hasta varios miles de millones de colones. De igual manera hay muchos intereses personales en juego, pues ahí transcurrirán muchos años de la vida de muchas personas y la calidad de vida de la que disfruten puede tener un impacto enorme en su salud física y mental.
Para la gestión de todos esos intereses existen empresas y personas físicas que se dedican a asumir esas responsabilidades y gestionar ese patrimonio y vida en común, pero usted puede ejercer un rol de supervisión esencial con solo asegurarse de que existen al menos cinco controles básicos.

1.- Reglamento y control de cumplimiento de acuerdos: Debe existir disponible por vía digital o impresa, el Reglamento, los acuerdos de asamblea y de otros órganos que haya como Comité de Construcciones, así como las disposiciones específicas de la administración. Estos deben de estar claramente estructurados por fecha y con su grado de ejecución. De igual forma debe de haber varias versiones del mismo Reglamento, desde la inscrita, con su razón de inscripción registral, hasta resúmenes para inquilinos o por actividades. En cuanto a las asambleas y reuniones de órganos, debe haber minutas de ellas debidamente asentadas en el libro y firmadas.

2.- Lista de activos y rutinas de mantenimiento: Debe llevarse control de cada activo, la fecha de su adquisición o al menos su incorporación al control de activos. Para cada uno de ellos habrá una rutina de mantenimiento, con las fechas de aplicación y resultados, así como servicios o acciones que son necesarias en el futuro. Cuando además haya reportes legales que cumplir, la copia de los mismos estará disponible.

3.- Expedientes por empleado y proveedor: Nuestra legislación laboral exige que para cada empleado se lleve un expediente completo, con su información, contrato, y acciones aplicadas como cambios de horario, jornada, y del ejercicio de derechos como vacaciones, aguinaldo, etc. Es prudente hacer lo mismo con los proveedores, asegurándose de tener el contrato firmado, modificaciones, circulares por cambios o deficiencias en el servicio, etc.

4.- Estados financieros mensuales y copia de declaración D151: La administración del patrimonio ajeno exige una adecuada rendición de cuentas, con sus estados financieros, anexos y notas. La frecuencia de éstos puede variar desde ser mensuales hasta anuales, aunque es evidente que conforme más largo el período, más difícil tomar decisiones a tiempo. Dado que ahora y desde2015 los condominios tienen la obligación de presentar la “Declaración Anual Resumen de Clientes, Proveedores y Gastos Específicos”, conocida como el formulario D151, tener copia del cumplimiento de esa obligación es vital para evitar sanciones millonarias por multas.

5.- Comunicaciones: Si bien es cierto el correo electrónico y las plataformas de mensajería instantánea han facilitado la inmediatez de las comunicaciones, pueden ser causa de falta de control sobre las comunicaciones. Debe llevarse un control central de correspondencia formal, evitando desperdigar respuestas en todas las plataformas a las que luego es imposible seguirles elrastro.

Estos cinco controles permiten saber que la gestión es suficientemente cercana y controlada como para evitar sorpresas, a la vez que serán una protección esencial ante litigios, pues demuestran una diligencia básica que permitirían eximirse de responsabilidades civiles.

Aparecido originalmente en El Financiero, 17 de julio de 2016.