Algunas de las causas que se han señalado es la falta de un plan con objetivos específicos, una clara asignación de responsabilidades y la ausencia de definición sobre actividades que conduzcan a esos objetivos.
En su condominio, esa falta de planificación y acción puede tener consecuencias económicas sobre el patrimonio común y el privado, así como sobre la calidad de vida.
Por ello, les proponemos algunas áreas específicas con un ejemplo de indicadores que pueden contribuir a alcanzar mayores niveles de profesionalización en la labor de la administración y por ende en la gestión del condominio.
1.- Requerimientos del servicio:
- Se ha firmado con contrato para el servicio que la administración y los proveedores brindan.
- Estos contratos están disponibles para los propietarios en forma digital al ser solicitados a la administración o en el sitio web del condominio.
- Se ha documentado mes a mes el cumplimiento o desviaciones del cumplimiento, de dichos contratos.
2.- Procesos administrativos:
- Los procedimientos de atención de quejas o peticiones están definidos, documentados y accesibles a todos los condóminos al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
- Hay planes específicos de mantenimiento accesibles y publicados en el sitio web del condominio.
- La administración revisa los procesos internos del condominio y hace mejoras que luego comunica.
3.- Información y reglas:
- El reglamento y otros acuerdos de asamblea y de la administración o junta administradora están compilados y disponibles al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
- La administración o junta administradora conocen y documentan conductas acostumbradas que contrarían el reglamento, y ejecutan planes de educación y sanción para adecuarlas.
4.- Comunicaciones:
- Hay un plan de comunicación regular con los condóminos.
- Se atienden las consultas y peticiones de las personas residentes en tiempos predeterminados.
- Las comunicaciones se realizan por diversos medios.
5.- Recursos:
- Hay estimaciones económicas precisas de las necesidades de mantenimiento.
- El presupuesto cubre al menos esas necesidades.
- Hay un fondo de reserva para contingencias .
6.- Responsabilidades y roles:
- Está disponible una lista de labores y responsables para la gestión de los bienes comunes y el seguimiento de estas acciones.
- Hay documentos de la evaluación del cumplimiento de esas responsabilidades.
- Se reconoce en asamblea de propietarios la ejecución, sea la destacada o la deficiente, con soporte documental.
7.- Riesgos:
- Hay una lista de riesgos identificados y un plan de respuesta.
- Los contratos de pólizas de seguro están disponibles para los condóminos al ser solicitados o en el sitio web del condominio.
- Hay fondos de reserva específicos para enfrentar el impacto económico de algunos riesgos.
Es importante recordar que el régimen de responsabilidad civil que contempla nuestro Código Civil, establece: “Todo aquel que por dolo, falta, negligencia o imprudencia, causa a otro un daño, está obligado a repararlo junto con los perjuicios”.
La creciente profesionalización contribuye a mantenerse alejados de esas responsabilidades.
Aparecido en El Financiero, 30 de octubre de 2016
