23 octubre, 2011

¿Qué hacer si la Administración del Condominio camina mal?

La Administración de Condominios se ha vuelto un campo muy complejo y la razón es muy sencilla: es una labor política y administrativa para la que la técnica conceptual legal y administrativa no es suficiente. Cuando se trata de grupos humanos, los aislados conceptos legales se quedan cortos.

En la formación usual de los administradores, frecuentemente van aprendiendo los conceptos técnicos sobre la marcha, y pueden estar al frente de un condominio sin estar seguros de si el condominio tiene su reglamento o la matriz ya inscritos. En otros casos, profesionales del derecho circulan documentos de condominios en donde se dice que se encuentra presente la totalidad del capital social del inmueble.

Es imperativo que haya una formación técnica adecuada en todos los que tenemos que ver con la administración de condominios.

De la formación técnica depende la corrección legal de las decisiones que se tomen y cualquier planificación administrativa debe hacerse sobre conceptos precisos. Ninguna Administración de Condominios puede permitir que sus administradores tengan dudas entre los conceptos de valor porcentual y coeficiente de copropiedad, o que duden si un acuerdo es inscribible o no, o incluso que teniendo como representante un Administrador, duden sobre si procede o no inscribir Junta Administradora en el Registro Público. Estos conceptos son el paso UNO y deben estar totalmente claros.

Y sin embargo, eso no es todo. Quien está al frente de la administración de un condominio está al frente de un grupo de personas y como tal debe ser un líder. Debe ser capaz de fijar un rumbo, de cohesionar al grupo (que usualmente tendrá varios que se rehusarán a seguir el ritmo del resto) y debe poder ser la autoridad a la que se busca para dirimir conflictos y sus decisiones deben tener aceptación. Sin embargo, nada de esto es posible sin las adecuadas herramientas estratégicas y de negociación, que permitan dar solidez al liderazgo que por posición le ha tocado ejercer.

Si usted es administrador esta es una oportunidad para que refuerce esas áreas. Si ha sentido momentos de duda con conceptos básicos, si está en medio de conflictos, si su autoridad no es respetada, o si las Asambleas son un momento de angustia, la solución está a la mano.

Para las empresas de administración esta es la oportunidad de capacitar en áreas claves y que darán la rentabilidad de esfuerzo e imagen que se ocupa en cualquier negocio.

La industria de servicios de administración de condominios debe buscar siempre crecer, y todos los que estamos involucrados en ella debemos constantemente adquirir nuevas habilidades y herramientas para que el trabajo sea más llevadero, enriquecedor y rentable. Juntos podemos expandir estas habilidades.

Los esperamos en el curso.

Su servidor,

18 octubre, 2011

REFORMA DEL ARTÍCULO 32 BIS, LEY REGULADORA DE LA PROPIEDAD EN CONDOMINIO

Artículo 32 bis anterior

Artículo 32 bis reformado

(Ley 8984, Gaceta 18/10/2011)

Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, en el cual consten los acuerdos de ese órgano, y un libro de caja, en el que el administrador consignará, diariamente, tanto los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o los originados por cualquier otro concepto.

La legalización de los libros citados, su reposición por pérdida o deterioro, así como cualquier trámite relativo a estos, estará a cargo de la Sección de Propiedad en Condominio del Registro Público de la Propiedad.

Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, cuando exista, en el cual constarán sus acuerdos, y un libro de caja en el que el administrador consignará los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o de cualquier otro concepto.

La legalización de todos estos libros, su reposición por pérdida o deterioro, así como cualquier trámite relativo a estos estará a cargo de la Sección de Propiedad en Condominio del Registro Inmobiliario.”

Adicionalmente,

ARTÍCULO 2.-

A partir de la vigencia de esta ley, cualquier artículo o disposición de la Ley N.º 7933, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, de 28 de octubre de 1999, que se refiera a “Registro Público de la Propiedad” deberá entenderse sustituido por “Registro Inmobiliario”.

En realidad no reviste mayor importancia la reforma: siempre hubo deber de legalizar libro de actas de Junta Administradora si el condominio tiene, y siempre debieron consignarse los acuerdos de ésta (y de la Asamblea en él). Aparte de eso se modifica el nombre del Registro. Me escapa la necesidad de esta reforma puntual, salvo que haya OTRO REGISTRO PÚBLICO con el cual pueda confundirse.

El otro cambio es que la Administración debe anotar como siempre los movimientos de efectivo en el libro de caja, solo que ya no debe hacerlo diariamente (sino cuando pueda, me imagino). Posiblemente eran muchos los condominios que estaban DEMASIADO al día y es mejor que estén un tanto atrasados… según la lógica de esta reforma.

10 octubre, 2011

Cómo tomar el control de un Condominio

Sea que se trate de una Administración externa empresarial, un Administrador contratado bajo el régimen laboral o una Junta de Propietarios que decida asumir la administración de su inmueble, hay una serie de pasos iniciales básicos que se deben seguir con el fin de que realmente se tenga control sobre los asuntos comunes.

El primer pilar es el Presupuesto de Gastos Comunes. La Administración debe ser quien proponga el Presupuesto de Gastos Comunes del Condominio. Es imperativo que este presupuesto parta de saldos iniciales y estados de resultados reales y fiables, que ojalá estén auditados para tener total certeza y sobre todo para liberar de responsabilidades a quienes asumen la nueva administración. De igual forma debe tomar en cuenta la totalidad de los gastos comunes que sean necesarios, tanto los que por ley tienen esa naturaleza como en el Reglamento del Condominio, y ponderarse con criterios de oportunidad que podría obtenerse de un muy necesario comité de transición.

El segundo pilar para asumir el condominio debe ser un adecuado registro de propietarios, que será la base de las convocatorias, comunicaciones y sobre todo será el primer instrumento del proceso de afirmación política del poder. Es más que una simple lista de nombres y teléfonos: es la guía para gestionar el liderazgo. Al inicio de cualquier ejercicio de poder, las personas están a la expectativa y es imprescindible convertir esa expectativa en confianza lo antes posible. Las técnicas de comunicación y negociación son las herramientas principales que deben utilizarse al conformar este registro de propietarios.

El tercer pilar son los módulos de aplicación del Reglamento. La base será sin duda el (usualmente) largo y complejo texto inscrito, pero este es el producto crudo del que deben salir los resúmenes, concordancias y módulos de aplicación para las distintas circunstancias: no será el mismo documento que deba divulgarse a los dueños que participan en la Junta, inquilinos o visitantes. Los primeros deben conocer profundamente el régimen de responsabilidad que los rige mientras que los últimos a lo sumo deberán saber unas veinte líneas de normas generales de comportamiento. Estos módulos de aplicación deben estar siempre disponibles en la página web del Condominio al igual que los resultados de una breve auditoría legal.

El último pilar para tomar el control es la guía de asambleas. La administración entrante debe convocar en un momento oportuno, cuando tenga suficiente información de los problemas existentes y determine cuáles soluciones pasan por Asamblea de Propietarios, además de que debe servir como el primer punto de rendición de cuentas con sus clientes. Esta guía debe tener su anexo de temas de asamblea que será su plan de gobierno de los asuntos comunes para el mejor manejo de los asuntos comunes. Con esta guía son imposibles los defectos de convocatoria.

Estos cuatro pilares son en realidad el resultado de cuatro procesos específicos que deben llevarse a cabo para tomar el control del condominio. Claro está que bien puede no hacerse ninguno de ellos, mantener el mismo presupuesto, dar por buenos saldos no auditados, trabajar con la lista de dueños de la anterior administración, y enviar por correo electrónico un largo documento de texto llamado Reglamento.docx que nadie sabe si realmente es el inscrito o no y nadie lo lee.

Sin embargo el profesionalismo de la administración de condominios es lo que está en juego, y pasa necesariamente por ser sistemáticos y estandarizados, pasa por crear un nuevo concepto de calidad en la administración de condominios, y pasa por crear clientes y condóminos más informados y exigentes de ese concepto compartido de calidad. La administración de condominios debe ser un nuevo campo profesional.

Publicado en El Financiero 838, Setiembre 2011

03 octubre, 2011

Curso para asumir la administración de un Condominio

Está abierta la matrícula para el curso que proporciona TODAS las herramientas y habilidades necesarias para asumir la administración de un condominio nuevo.

Es el único curso existente en el país para profesionalizar la administración de condominios. No es un curso para discutir sobre problemas jurídicos sin fin o las posibles cinco teorías del concepto jurídico de la horizontalidad... es la caja de herramientas imprescindible que todo administrador profesional debe tener.

En él podrá aprender cómo manejar profesionalmente y sin fallos legales la formulación de Presupuestos y las Asambleas de Propietarios, así como utilizar el Reglamento para resolver disputas y poder conducirse con la seguridad y liderazgo que la posición reclama.

Es el lugar ideal para formar Administradores recién llegados pero los conceptos son poderosos como para que sean de provecho inmenso para Administradores con experiencia. Estamos tan seguros que SI AL TERMINAR LA PRIMERA SESIÓN DE LA MAÑANA, USTED PIENSA QUE ESTE CURSO NO LE ENSEÑA NADA NUEVO, LE DEVOLVEMOS SU DINERO.

Aquí podrán encontrar el programa y la inversión. El rédito depende de cada uno, pero está prácticamente asegurado.


Los esperamos,