10 octubre, 2011

Cómo tomar el control de un Condominio

Sea que se trate de una Administración externa empresarial, un Administrador contratado bajo el régimen laboral o una Junta de Propietarios que decida asumir la administración de su inmueble, hay una serie de pasos iniciales básicos que se deben seguir con el fin de que realmente se tenga control sobre los asuntos comunes.

El primer pilar es el Presupuesto de Gastos Comunes. La Administración debe ser quien proponga el Presupuesto de Gastos Comunes del Condominio. Es imperativo que este presupuesto parta de saldos iniciales y estados de resultados reales y fiables, que ojalá estén auditados para tener total certeza y sobre todo para liberar de responsabilidades a quienes asumen la nueva administración. De igual forma debe tomar en cuenta la totalidad de los gastos comunes que sean necesarios, tanto los que por ley tienen esa naturaleza como en el Reglamento del Condominio, y ponderarse con criterios de oportunidad que podría obtenerse de un muy necesario comité de transición.

El segundo pilar para asumir el condominio debe ser un adecuado registro de propietarios, que será la base de las convocatorias, comunicaciones y sobre todo será el primer instrumento del proceso de afirmación política del poder. Es más que una simple lista de nombres y teléfonos: es la guía para gestionar el liderazgo. Al inicio de cualquier ejercicio de poder, las personas están a la expectativa y es imprescindible convertir esa expectativa en confianza lo antes posible. Las técnicas de comunicación y negociación son las herramientas principales que deben utilizarse al conformar este registro de propietarios.

El tercer pilar son los módulos de aplicación del Reglamento. La base será sin duda el (usualmente) largo y complejo texto inscrito, pero este es el producto crudo del que deben salir los resúmenes, concordancias y módulos de aplicación para las distintas circunstancias: no será el mismo documento que deba divulgarse a los dueños que participan en la Junta, inquilinos o visitantes. Los primeros deben conocer profundamente el régimen de responsabilidad que los rige mientras que los últimos a lo sumo deberán saber unas veinte líneas de normas generales de comportamiento. Estos módulos de aplicación deben estar siempre disponibles en la página web del Condominio al igual que los resultados de una breve auditoría legal.

El último pilar para tomar el control es la guía de asambleas. La administración entrante debe convocar en un momento oportuno, cuando tenga suficiente información de los problemas existentes y determine cuáles soluciones pasan por Asamblea de Propietarios, además de que debe servir como el primer punto de rendición de cuentas con sus clientes. Esta guía debe tener su anexo de temas de asamblea que será su plan de gobierno de los asuntos comunes para el mejor manejo de los asuntos comunes. Con esta guía son imposibles los defectos de convocatoria.

Estos cuatro pilares son en realidad el resultado de cuatro procesos específicos que deben llevarse a cabo para tomar el control del condominio. Claro está que bien puede no hacerse ninguno de ellos, mantener el mismo presupuesto, dar por buenos saldos no auditados, trabajar con la lista de dueños de la anterior administración, y enviar por correo electrónico un largo documento de texto llamado Reglamento.docx que nadie sabe si realmente es el inscrito o no y nadie lo lee.

Sin embargo el profesionalismo de la administración de condominios es lo que está en juego, y pasa necesariamente por ser sistemáticos y estandarizados, pasa por crear un nuevo concepto de calidad en la administración de condominios, y pasa por crear clientes y condóminos más informados y exigentes de ese concepto compartido de calidad. La administración de condominios debe ser un nuevo campo profesional.

Publicado en El Financiero 838, Setiembre 2011