31 julio, 2019

Expo Condominios CDMX 19

Una vez más hemos tenido el gran gusto de estar en esa bella Ciudad de México, para compartir con la hermosa comunidad de administración de condominios.

Realizado el pasado 21 de junio de 2019, en el World Trade Center, contó con la presencia de más de doscientas personas administradoras de condominios y la presentación del Libro: "Los mejores Administradores de Edificios del Mundo” de Jeevan D’Mello y Pepe Gutiérrez, primera edición de un libro en el que se publica los 40 mejores administradores de condominios del mundo, más una muestra comercial de proveedores de servicios.

Aquí un video del ambiente del evento y un álbum de fotos de los distintos momentos vividos.

Nuestra presentación tocó el tema de las nuevas administraciones.

El punto de partida de las nuevas administraciones de condominios es que sean conscientes de que tienen que crear una identidad de marca. Carecer de ella hace que caigan en un genérico que competirá por precio frente a otras opciones, que es lo que constantemente observo en las asambleas de propietarios cuando se somete a votación de los condóminos la contratación de la nueva administración. Lo curioso es que, aunque para muchas personas administradoras les es difícil crear una identidad de marca, cada uno tiene su personalidad y estilo y ese es el primer insumo para la creación de esa identidad de marca. ¿Pueden transmitir su identidad de marca en pocas palabras?

La labor de la administración tiene un enorme contenido político y eso demanda un liderazgo y una gestión de intereses que haga que los condóminos no vean a la administración como un mal necesario ni como ese enemigo que no les permite disfrutar de su inmueble sino más bien como ese asesor especializado que permite una mejor conservación e incremento del valor del inmueble y de la calidad de vida.

La administración de condominios del futuro se parece más al rol de un director de orquesta. No tiene porqué conocer cómo se toca cada instrumento pero sí debe lograr que todos ellos, proveedores, personal en relación laboral, condóminos, visitantes, arrendatarios, etc. trabajen al unísono para el bien del condominio.

Recordamos además una anécdota muy hermosa en la que una persona que asistía a uno de los cursos hizo esta pregunta:

¿Usted pretende que nosotros, partiendo de cero, hagamos las cosas diferente a como las hacen tradicionalmente, solo para marcar un nuevo camino?


Exactamente.

Ese es el reto.

15 julio, 2019

Asambleas virtuales en condominios

Para cualquier persona que tenga alguna relación con la propiedad en condominio sabe que conseguir un quórum mínimo para tomar acuerdos puede ser un gran reto y usualmente no se logran los mínimos..

Nuestra ley Reguladora de la Propiedad en Condominio no contempla esta forma de asamblea por lo que debemos acudir a otras fuentes para conocer y comparar.

Dado que esto no es ajeno a otras organizaciones o conjuntos de personas hay dos iniciativas que deseamos compartir con ustedes con el fin de ir construyendo la posibilidad de que haya asambleas de propietarios por medios virtuales.

a) Asambleas Virtuales en Sociedades Anónimas en Costa Rica: Mediante Circular D.P.J-010-2018 el Registro de Personas Jurídicas ha regulado esta forma de hacer asambleas, buscando que “..las normas se ajusten a la realidad social del tiempo en que han de ser aplicadas” (Art. 10 Código Civil). Establece como requisitos: 

Simultaneidad: Las personas físicas que integran el órgano colegiado deben concurrir en forma simultánea a la formación de la voluntad imputable al órgano.
Interactividad: Estos mecanismos son interactivos, permitiendo una comunicación bidireccional y sincrónica, sea en tiempo real.
Integralidad: La comunicación debe ser integral, porque permite el envío de imagen (personas, video, multimedia, etc.), sonido (voz de alta calidad, música, etc.) y datos (ficheros automáticos, bases de datos; etc.)

Es importante tomar nota de que según Master Lex, aunque la circular no lo indica, esta forma de asambleas debe estar prevista en el Pacto Social.

b) El caso de Colombia: en ese país, la Ley 675 por medio de la cual se expide el régimen de propiedad horizontal sí contempla esta forma de reunión, siguiendo requisitos que van en la misma línea (Más información aquí en un video del apreciado colega Dr. Andrés Martínez):

ARTÍCULO 42. Reuniones no presenciales. Siempre que ello se pueda probar, habrá reunión de la asamblea general cuando por cualquier medio los propietarios de bienes privados o sus representantes o delegados puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva de conformidad con el quórum requerido para el respectivo caso. En este último caso, la sucesión de comunicaciones deberá ocurrir de manera inmediata de acuerdo con el medio empleado...

Una barrera que tenemos en nuestro país es la forma de representación de propietarios.

Nuestro Código Civil regula el contrato de mandato y el instrumento o documento en el que se hace constar llamado poder. El más usual para este tipo de representaciones es el poder especial:

ARTÍCULO 1256.- El poder especial para determinado acto jurídico judicial y extrajudicial, solo facultará al mandatario para los actos especificados en el mandato, sin poder extenderse ni siquiera a los que se consideren consecuencia natural de los que el apoderado esté encargado de ejecutar.

La barrera realmente no está en la ley sino en los reglamentos que casi indefectiblemente exigen la autenticación: a veces de abogado, a veces de notario público. Esto es una barrera pues la telepresencia no estaría cumpliendo con el poder. 

Queda abierto el tema para mucha más discusión.

30 junio, 2019

La primera asamblea del condominio, segunda parte

En la nota anterior hablamos de lo que debe tener presente un desarrollador para la primera asamblea del condominio, veamos ahora las recomendaciones para condóminos y la administración o junta administradora.

Los condóminos
Lo primero que deben entender los condóminos es que esta primera asamblea es realmente la segunda. Ya hubo una asamblea donde fue aceptado el reglamento por lo que cualquier idea de reforma o cambios deben entender que requiere del total del condominio a favor.
Ahora bien, ya siendo dueños, una de sus primera prioridades debe ser corregir el usual desconocimiento sobre cómo funciona un condominio, en esencia, no saber bien qué es lo que se ha comprado y a qué se ha comprometido al hacerlo. De conformidad con la Ley 7933 quien adquiere en condominio queda sujeto al reglamento existente. No hay más.
Para llenar estos vacíos hay opciones de formación (aquí), y es valiosa la experiencia de otras personas que han comprado en condominio.
Hay algunas recomendaciones básicas que ya hemos dicho anteriormente, por lo que queremos enfatizar la importancia de saber al menos:
  • Cuál es la versión real del reglamento (ver aquí), conocerla y entenderla.
  • Cuál es el estado de las cuentas de su filial (antes de firmar) y del condominio en su totalidad, conociendo las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, fondos de reserva disponibles, cuotas extraordinarias pendientes de cobrar y de ejecutar.
  • Cuál es el estado de la infraestructura: más allá de la simple observación atenta es importante saber cuáles son los activos de mayor valor,  cuál es su vida útil total y la que ha transcurrido, cuáles son las rutinas de mantenimiento, cuál sería el costo de reposición actual y de cuántos fondos ahorrados se dispone para ello en ese momento.

La administración o junta administradora
Si la administración es una empresa o persona que profesionalmente se dedica a esto, sabrá muy bien que hacer, por lo que hablaremos de la administración interna: un condómino que se haga cargo de ella y de la junta administradora, también de condóminos que en este caso representarán legalmente al condominio.
Además de las recomendaciones que como condóminos arriba indicadas les corresponden, en especial queremos enfatizar en estas recomendaciones:
  • Prepárense para buscar administración (ver aquí). No es sencillo porque de alguna forma todas ofrecen lo mismo. Ya se ha insistido mucho en que deben diferenciarse y las nuevas administraciones lo están haciendo, pero muchos aún cotizan lo mismo indiferenciadamente. 
  • Armen su grupo de trabajo (ver aquí). No son pocas las juntas (o comités) que se han visto imposibilitadas de trabajar por diferencias internas. Eviten a toda costa la formación de ”bandos” y que las diferencias sean siempre tratadas como de enfoque y nunca de “la forma de ser de las personas”.
  • Conozcan los riesgos y las ventajas de la administración interna (ver aquí). Si bien es cierto hay un ahorro de dinero, si las personas no cuentan con la formación, capacidades y herramientas para hacerlo bien puede más bien ser una causa de diferencias y frustraciones.

15 junio, 2019

La primera asamblea del condominio

La primera asamblea de un condominio es un momento de enorme importancia para todas las partes: desarrollador, condóminos y junta o administración. Sin embargo, pocas veces están preparadas estas partes para ese momento. 
¿Qué debe tenerse en cuenta para esa primera asamblea?


El desarrollador
Es muy frecuente que al inicio el desarrollador sea, además, el administrador. Ya hemos hablado antes de la inconveniencia de esto, sin embargo, muchos desarrolladores siguen siendo ellos los primeros desarrolladores. En ocasiones usan una figura mediatizada, como puede ser una persona o empresa ligada a ellos o que es parte del grupo desarrollador. Esto puede funcionar muy bien pero es importante que haya la transparencia necesaria para revelar ese vínculo. No es prohibido ni es algo inusual hacerlo. Hay varios desarrolladores que así gestionan, sin embargo, ocultar esto puede significar un gran daño de imagen al saberse.


Es por esto que uno de los primeros elementos para el desarrollador es prever su sucesión. Es mejor que use su poder para poner a una empresa neutral pero su confianza a que pretenda mantenerse en el poder, creando resentimientos y rechazos que le cobrarán apenas pierda mayoría.


Otro elemento esencial es hacer una perfecta entrega de bienes comunes y de las cuentas de administración. La entrega de áreas comunes no está regulada en nuestra legislación como sí lo está en otros países (Colombia por ejemplo), pero no por eso deja de ser un hito importante (ver aquí cómo debe ser una correcta entrega de bienes comunes)


En cuanto a las finanzas, desgraciadamente es muy frecuente que no sea posible que haya una entrega perfecta por varias razones: primero, la más usual, porque el desarrollador no ha diferenciado sus cuentas de las del condominio; y segunda, porque no se llevan con la pericia necesaria pues la administración de condominios no es su fuerte y presenta, quien estuvo a cargo de eso, enormes debilidades (ver aquí como debe ser una adecuada entrega de la administración)


Otro elemento en el que suele fallarse es no poder entregar adecuados registros del deber de velar por el cumplimiento del reglamento. Pocas veces los desarrolladores le prestan atención a este tema. A veces porque están realmente priorizando sus energías e interés en el desarrollo, otras porque no documentan adecuadamente sus debidos procesos o sanciones (si es que se aplican) y otra, también muy frecuente, es que la separación es tan poca entre el momento en que son “clientes” y el que son “condóminos” que deben obedecer el reglamento, que se hace difícil para el desarrollador ser firme y el trato se parece mucho a una gestión de queja o servicio post venta invertido.


Otros elementos que el desarrollador - administrador suele no cubrir son el desarrollo de formales y adecuados protocolos de servicio. No hablamos solamente de la seguridad aquí. También mantenimiento, rutinas del personal, proveedores, supervisión, etc. No es frecuente que esto se olvide y disponer de ellos es una de las ventajas que una empresa de administración profesional puede aportar al condominio.

30 abril, 2019

Cuarto simposio de Propiedad Horizontal Región Caribe

Recientemente, el 26 y 27 de abril de 2019, más de catorce expositores internacionales sobre Propiedad en Condominio nos reunimos en Ciudad de Panamá para celebrar el Cuarto Simposio de Propiedad Horizontal Región Caribe.
El eje temático de este evento fue la Propiedad Horizontal como eje de integración en Latinoamérica. Era la conclusión necesaria a la que hemos llegado luego de varios eventos en los que, una y otra vez, encontramos que guardando algunas diferencias muy específicas, los retos a los que nos enfrentamos en la región sin muy similares, por lo que debemos buscarles gestión conjunta.
Fueron dos días de eventos diversos con una rica agenda académica en la que se trataron temas como los bienes comunes en la propiedad horizontal, reglamentos de uso, asambleas de propietarios, cobro de cuotas de gastos comunes, la gerencia de la felicidad y las ph felices.
En este evento hubo dos novedades:
Primero se hicieron tres paneles con profesionales de diversos países en los que tratamos desde las visiones de cada uno de ellos pero hacia un objetivo común, temas como deudores morosos, responsabilidad de los consejeros de administración o junta directiva y asamblea de propietarios en segunda convocatoria.
Y segundo, cada uno de los profesionales invitados presentó una breve sinopsis de su ley (o leyes en el caso de México por ser una República Federal) que regulan la propiedad horizontal.
De nuestra parte, además de esa sinopsis (que puede verse en este enlace), presentamos una ponencia con el tema de la integración desde nuestra visión costarricense.
Una conclusión muy importante de este evento es la necesidad de avanzar hacia la redacción de una ley latinoamericana conjunta de Propiedad Horizontal (Copropiedad, Condominio, o Consorcio, pues es conocida también con esos términos). 
Avanzar en la creación de una ley modelo o marco latinoamericana que permita unificar los fundamentos, principios orientadores e institutos jurídicos de un fenómeno social que tiene grandes similitudes.
Promover la integración y capacitación de administraciones, comités de propietarios, promotores y autoridades de la región con el fin de elevar los conocimientos y herramientas para la creación y gestión de la propiedad horizontal.
Instar a las autoridades de nuestros países para que le den la importancia que la propiedad horizontal requiere como opción inmobiliaria preponderante en nuestras ciudades.
En este enlace pueden verse algunas de las imágenes que compartimos con motivo de este evento y queda aquí el vídeo del cierre del evento.


¡Nos veremos muy pronto!

15 abril, 2019

Tres tipos de quejas de condóminos

Recibir quejas de condóminos es el pan diario de toda administración. Una administración que no esté preparada para recibirlas no puede siquiera considerar permanecer en el negocio. Es claro que las personas no siempre saben cómo quejarse correctamente y parecerán quejas lo que son simples preguntas, dudas o hasta observaciones.
Para poder abordarlas y gestionarlas correctamente hay que empezar por determinar de qué tipo de queja se trata.

1.- La administración del condominio no responde. Esta queja ya ha sido abordada antes y a esa nota les remitimos.

2.- La administración del condominio no cumple. El principal instrumento que regula la relación entre la administración y el condominio es el contrato de administración. No basta y es poco profesional quedarse con simplemente el nombramiento en asamblea. Es cierto que la ley 7933 indica los deberes de la administración en su artículo 30: “cuidado y la vigilancia de los bienes y servicios comunes, la atención y operación de las instalaciones y los servicios generales, todos los actos de administración y conservación del condominio y la ejecución de los acuerdos de la Asamblea de Condóminos. Recaudará de cada propietario la cuota que le corresponda para los gastos comunes. Velará por el cumplimiento de las disposiciones de esta ley y el reglamento; asimismo tendrá las demás facultades y obligaciones que la ley y el reglamento le fijen.” Sin embargo un contrato permite:
a.- Exigir y detallar informes obligatorios, que la ley limita a uno al año.
b.- Establecer mecanismos de supervisión para hacer que el contrato funcione.
c.- Pactar multas de servicio, mecanismos para manejo de anomalías de servicio y seguridad en la terminación anticipada sin verse obligado a indemnizaciones injustas.
Este tipo de queja, por lo tanto debe contrastarse contra el contrato: si ha sido bien redactado y actualizado según se va detallando más el servicio, podrá saberse si es deber o no de la administración actuar según se le requiere. Claro que si es deber de la administración, habrá que cumplirlo. De inmediato o bien pactar un cronograma de ejecución realista y cumplirlo.

3.- La administración del condominio “no se interesa en mí”. Claro que nunca se dirá así tan claro, pero una vez que se ha descartado que sea un problema de falta de falta de respuesta o de posibles incumplimientos contractuales, podría ser un tema de gestión de interesados. En administración de proyectos la gestión de interesados son las técnicas, herramientas y actividades que se llevan a cabo para gestionar los intereses diversos de las personas que tienen alguna incidencia en el proyecto. Mantener informados o satisfechos en su interés son ejemplos de estas actividades. Revisar el liderazgo de la administración será también crítico ante este tipo de quejas.

Las Juntas y Comités son actores importantes en la gestión de los asuntos comunes y deben, respetando las funciones, enfrentar las quejas como una labor de equipo. Claro que si ya no hay nada que hacer, el condominio deberá tomar medidas hacia una administración que no responde como debe y considerar su reemplazo.

31 marzo, 2019

Transición guiada hacia una nueva administración

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Sea porque los condóminos (o la administración misma) sienten que ha llegado el momento de cerrar un ciclo o bien porque hay en efecto fallas en el servicio o en la comunicación con los condóminos, es necesario en ocasiones proceder al cambio de administración.


Una buena guía y acompañamiento durante este proceso permite una transición con menos conflictos y que durante ella además los condóminos se sientan tranquilos.

Los principales elementos a considerar son:

  • Redacción de las condiciones mínimas que deben cumplir las ofertas de proveedores desde la perspectiva de los deberes de la administración: Las administraciones tienen gran cantidad de deberes, tanto en la ley como en el reglamento, acuerdos de asamblea y hasta por simples expectativas de los condóminos. Todos ellos deben considerarse como parte de los requisitos de la contratación.

  • Redacción del aviso de invitación a ofertar, para ser publicitado y divulgado entre condóminos y por redes sociales según se acuerde con la Junta: Invitar a la mayor cantidad de administraciones posible permite incrementar la posibilidad de tener a su disposición muchas ofertas. Además de la información de mercado que proporciona, es una prueba de transparencia en la contratación con los condóminos pues podría darse la duda o el cuestionamiento de su hay algún interés personal o comercial de parte de quienes como junta o comité lideran este proceso.

  • Conversación personal con el actual administrador para reducir conflictos y facilitar el proceso: No debe dejarse por fuera, como interesada crítica, a la administración actual. Procurar contar con su apoyo facilita el proceso de transición, entrega de documentos, transferencia de información del condominio y hasta poder mantener una misma línea en al estrategia de comunicación.

  • Elaboración de una matriz de análisis de ofertas recibidas con los criterios requeridos y las ofertas recibidas hasta el cierre del plazo anunciado:  Esta matriz también contribuye a la percepción de objetividad del proceso y que la recomendación que se haga a la asamblea (si es que se hace) o la decisión misma de esta asamblea, sea objetiva y con criterios sustentados.

  • Redacción del contrato específico con la administración nombrada para su firma, incluyendo hasta una hora de negociaciones con el proveedor: Nunca es recomendable que permanezca la administración sin contrato. Si bien es cierto la ley especifica sus deberes, mantenerse simplemente con el nombramiento impide establecer a la administración obligaciones relacionadas con la periodicidad y contenido de los informes de rendición de cuentas, protección de datos y confidencialidad, sanciones por deficiencias de servicio y mecanismos de resolución de conflictos, entre otros.

  • Conformación del expediente digital de la contratación, en una carpeta de Google Drive con permiso de lectura a quien tenga el enlace: esta es la dimensión final de la transparencia. La existencia de una carpeta digital del proceso mantiene la adecuada memoria de la contratación y está a la mano para facilitarla en cualquier momento que surjan dudas sobre la transición.


El cambio de administración no tiene que causar más problemas de los que había antes de decidir acudir a ella.

15 marzo, 2019

El silencio positivo en materia de permisos de construcción

Actualmente todos los planos de construcción deben tramitarse a través de la plataforma digital en línea llamada Administrador de Proyectos de Construcción APC, por mandato del artículo 2 del Reglamento para el Trámite de Revisión de los Planos para la Construcción Nº 36550-MP-MIVAH-S-MEIC.


Recientemente se le han unido además muchas municipalidades para el trámite del permiso o licencia de construcción, que es la consecuencia lógica y normal de la obtención de planos de construcción. Todas las instituciones involucradas deberían estar en esa plataforma.


Debido a la desgraciadamente usual lentitud de la administración pública para resolver las peticiones que se le hacen, desde 1978 gracias a la Ley General de la Administración Pública, se cuenta con una figura legal de excepción de mucha utilidad llamada el Silencio Positivo.


Esta ficción legal permite, según los artículos 330 y 331 de esta ley que, si se han presentado en regla todos los requisitos que contempla una solicitud, y ha pasado el plazo de un mes sin que la administración pública resuelva, se tendrá por aprobada la petición hecha.


Es muy importante tener presente lo siguiente:


Solo es viable esta figura en el caso de permisos, licencias y autorizaciones en general, así como autorizaciones o aprobaciones que deban acordarse en el ejercicio de funciones de fiscalización y tutela. No rige para cualquier tipo de petición.


No hay una definición uniforme ni en la doctrina ni en la jurisprudencia sobre el significado preciso de estos términos (ver dictamen C-441-2007 de 11 de diciembre de 2007). Algunos sostienen que autorización o licencia es para autorizar algo a lo que ya se tiene derecho pero debe definirse la forma de ejercerlo, mientras que el permiso se refiere a actos en principio prohibidos pero que excepcionalmente se autorizan de forma temporal y revocable (ver aquí).


En principio debería ser aplicable a permisos o licencias de construcción, pero reiteradas resoluciones de Sala Constitucional, Sala Primera y Tribunal Contencioso Administrativo han sostenido que por un principio precautorio en materia ambiental y urbanística no opera el silencio positivo.



Sí se ha reconocido para trámites previos como lo es la obtención del alineamiento vial, con la pequeña variación de que el plazo no es de un mes, sino de tres pues se rige por el artículo 18 de la Ley de Construcciones 833 de 1949. El alineamiento vial establece la distancia oficial frente la Red Vial Nacional (Carreteras primarias, secundarias o terciarias) y frente a la red Vial cantonal (caminos vecinales, calles locales y otros caminos no clasificados). El Mapa de Carreteras de la Red Vial Nacional está aquí y aquí.


El procedimiento para que esta figura opere ha sido reglado mediante la ley 8220, de Protección al ciudadano ante el exceso de trámites administrativos, en su artículo 7, requiriendo una declaración jurada autenticada (que debería ser por un Notario Público) en la que el solicitante manifieste que se ha cumplido con todo lo requerido y debería resolverse por artículo 262 de la Ley General de la Administración Pública en tres días.