30 junio, 2019

La primera asamblea del condominio, segunda parte

En la nota anterior hablamos de lo que debe tener presente un desarrollador para la primera asamblea del condominio, veamos ahora las recomendaciones para condóminos y la administración o junta administradora.

Los condóminos
Lo primero que deben entender los condóminos es que esta primera asamblea es realmente la segunda. Ya hubo una asamblea donde fue aceptado el reglamento por lo que cualquier idea de reforma o cambios deben entender que requiere del total del condominio a favor.
Ahora bien, ya siendo dueños, una de sus primera prioridades debe ser corregir el usual desconocimiento sobre cómo funciona un condominio, en esencia, no saber bien qué es lo que se ha comprado y a qué se ha comprometido al hacerlo. De conformidad con la Ley 7933 quien adquiere en condominio queda sujeto al reglamento existente. No hay más.
Para llenar estos vacíos hay opciones de formación (aquí), y es valiosa la experiencia de otras personas que han comprado en condominio.
Hay algunas recomendaciones básicas que ya hemos dicho anteriormente, por lo que queremos enfatizar la importancia de saber al menos:
  • Cuál es la versión real del reglamento (ver aquí), conocerla y entenderla.
  • Cuál es el estado de las cuentas de su filial (antes de firmar) y del condominio en su totalidad, conociendo las cuentas por cobrar, cuentas por pagar, fondos de reserva disponibles, cuotas extraordinarias pendientes de cobrar y de ejecutar.
  • Cuál es el estado de la infraestructura: más allá de la simple observación atenta es importante saber cuáles son los activos de mayor valor,  cuál es su vida útil total y la que ha transcurrido, cuáles son las rutinas de mantenimiento, cuál sería el costo de reposición actual y de cuántos fondos ahorrados se dispone para ello en ese momento.

La administración o junta administradora
Si la administración es una empresa o persona que profesionalmente se dedica a esto, sabrá muy bien que hacer, por lo que hablaremos de la administración interna: un condómino que se haga cargo de ella y de la junta administradora, también de condóminos que en este caso representarán legalmente al condominio.
Además de las recomendaciones que como condóminos arriba indicadas les corresponden, en especial queremos enfatizar en estas recomendaciones:
  • Prepárense para buscar administración (ver aquí). No es sencillo porque de alguna forma todas ofrecen lo mismo. Ya se ha insistido mucho en que deben diferenciarse y las nuevas administraciones lo están haciendo, pero muchos aún cotizan lo mismo indiferenciadamente. 
  • Armen su grupo de trabajo (ver aquí). No son pocas las juntas (o comités) que se han visto imposibilitadas de trabajar por diferencias internas. Eviten a toda costa la formación de ”bandos” y que las diferencias sean siempre tratadas como de enfoque y nunca de “la forma de ser de las personas”.
  • Conozcan los riesgos y las ventajas de la administración interna (ver aquí). Si bien es cierto hay un ahorro de dinero, si las personas no cuentan con la formación, capacidades y herramientas para hacerlo bien puede más bien ser una causa de diferencias y frustraciones.

15 junio, 2019

La primera asamblea del condominio

La primera asamblea de un condominio es un momento de enorme importancia para todas las partes: desarrollador, condóminos y junta o administración. Sin embargo, pocas veces están preparadas estas partes para ese momento. 
¿Qué debe tenerse en cuenta para esa primera asamblea?


El desarrollador
Es muy frecuente que al inicio el desarrollador sea, además, el administrador. Ya hemos hablado antes de la inconveniencia de esto, sin embargo, muchos desarrolladores siguen siendo ellos los primeros desarrolladores. En ocasiones usan una figura mediatizada, como puede ser una persona o empresa ligada a ellos o que es parte del grupo desarrollador. Esto puede funcionar muy bien pero es importante que haya la transparencia necesaria para revelar ese vínculo. No es prohibido ni es algo inusual hacerlo. Hay varios desarrolladores que así gestionan, sin embargo, ocultar esto puede significar un gran daño de imagen al saberse.


Es por esto que uno de los primeros elementos para el desarrollador es prever su sucesión. Es mejor que use su poder para poner a una empresa neutral pero su confianza a que pretenda mantenerse en el poder, creando resentimientos y rechazos que le cobrarán apenas pierda mayoría.


Otro elemento esencial es hacer una perfecta entrega de bienes comunes y de las cuentas de administración. La entrega de áreas comunes no está regulada en nuestra legislación como sí lo está en otros países (Colombia por ejemplo), pero no por eso deja de ser un hito importante (ver aquí cómo debe ser una correcta entrega de bienes comunes)


En cuanto a las finanzas, desgraciadamente es muy frecuente que no sea posible que haya una entrega perfecta por varias razones: primero, la más usual, porque el desarrollador no ha diferenciado sus cuentas de las del condominio; y segunda, porque no se llevan con la pericia necesaria pues la administración de condominios no es su fuerte y presenta, quien estuvo a cargo de eso, enormes debilidades (ver aquí como debe ser una adecuada entrega de la administración)


Otro elemento en el que suele fallarse es no poder entregar adecuados registros del deber de velar por el cumplimiento del reglamento. Pocas veces los desarrolladores le prestan atención a este tema. A veces porque están realmente priorizando sus energías e interés en el desarrollo, otras porque no documentan adecuadamente sus debidos procesos o sanciones (si es que se aplican) y otra, también muy frecuente, es que la separación es tan poca entre el momento en que son “clientes” y el que son “condóminos” que deben obedecer el reglamento, que se hace difícil para el desarrollador ser firme y el trato se parece mucho a una gestión de queja o servicio post venta invertido.


Otros elementos que el desarrollador - administrador suele no cubrir son el desarrollo de formales y adecuados protocolos de servicio. No hablamos solamente de la seguridad aquí. También mantenimiento, rutinas del personal, proveedores, supervisión, etc. No es frecuente que esto se olvide y disponer de ellos es una de las ventajas que una empresa de administración profesional puede aportar al condominio.