20 diciembre, 2015

¿Quién manda aquí?

Una excelente forma de provocar un caos de gobernanza es no tener claro quién manda, sea por una confusión de normas o porque quien debe ejercer su responsabilidad no lo hace y permite, además, que otro la ejerza. Por ello, la forma de ejercer la autoridad y a quién corresponde en condominio debe ser algo totalmente claro, en el papel y en la realidad.

La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio en principio creó un esquema de poder en el que la administración era el representante único del condominio, teniendo como deber el “…cuidado y la vigilancia de los bienes y servicios comunes, la atención y operación de las instalaciones y los servicios generales, todos los actos de administración y conservación del condominio y la ejecución de los acuerdos de la Asamblea de Condóminos. Recaudará de cada propietario la cuota que le corresponda para los gastos comunes. Velará por el cumplimiento de las disposiciones de esta ley y el reglamento; asimismo tendrá las demás facultades y obligaciones que la ley y el reglamento le fijen.” (Artículo 30, Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio)

Posteriormente, una reforma legal del año 2002 añadió el artículo 32 bis a la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio, sobre los libros a legalizar, y se mencionó entre ellos el libro de Junta Directiva si ese órgano existe. A partir de ahí se empezó a permitir la inscripción de condominios con Junta Administradora en lugar de administración unipersonal.

Esto ha dado lugar a múltiples confusiones del rol y poderes de cada uno, pues en la realidad lo que sucede normalmente es que coexisten ambos órganos.

Para deslindar esta confusión hay que tener presente que:

A) En cualquier caso, quien ejerza la representación es quien tiene el deber y la responsabilidad de ejercer en exclusiva las facultades que se señalan en el artículo 30  y otros de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

B) En aquellos condominios donde hay administrador único como representante legal, la Junta será un órgano asesor no vinculante, mientras que en donde exista Junta Administradora como representante legal, la administración será un proveedor más, subordinado a las instrucciones de la Junta y la Asamblea, además de su contrato.

Ahora bien, esto no debe llevar a un ejercicio necesariamente individualista y dictatorial del poder.

La administración unipersonal como representante legal, requiere de una Junta que funcione como comité de enlace y le permita conocer elementos que hagan que sus decisiones sean oportunas y convenientes para el condominio. No debe llegar al extremo de ceder su poder y convertirse en un servidor de la Junta, pues es a la Asamblea conformada por la totalidad de los propietarios a quien se debe, y serán estos quienes, con justa razón, podrán reclamarle si ha renunciado a su autoridad.

La Junta Administradora como representante legal, por su parte, debe recordar que la administración es un servicio profesional, que cada día tiene a especializarse y capacitarse más, y que debe ser un apoyo esencial en la toma de decisiones. Como con cualquier asesor, si sus habilidades y competencias no son las adecuadas, la Junta no debe asumir el rol técnico de la administración. Debe mantenerse en su rol político y si es necesario, buscar un asesor nuevo, pues la función política requiere de un asesor técnico especializado y confiable que le permita llevar a la práctica las decisiones políticas que la Junta debe tomar. 

01 octubre, 2015

Declaraciones Informativas en Condominios: llegó el momento de cumplir este deber

¡Feliz año nuevo fiscal!
Este nuevo período trae para los condominios una nueva obligación: presentar el formulario D 151 Declaración anual resumen de clientes, proveedores y gastos específicos.


Tal y como habíamos indicado en una nota anterior, los condominios nunca estuvieron obligados a presentarlo. Hubo un intento fallido en el 2013, pero no es sino hasta el 2014 que se establece ahora sí la obligatoriedad.


Antes del próximo 30 de noviembre debe ser presentado este formulario por todos los condominios sin excepción.


Para poder hacerlo hay que seguir este trámite:


1.- Todo condominio debe ser inscrito como declarante en el Registro Único Tributario: Esto NO se puede hacer por la plataforma web lamentablemente por lo que hay que ir personalmente (o con un poder autenticado) a la Agencia Tributaria que corresponda al condominio.


Es muy importante ver en esta resolución y en este enlace los requisitos de inscripción pues hay que llevar, entre otros documentos, copia de un recibo de servicio eléctrico del condominio y del representante legal. Ambos recibos.

La actividad debe ser la 702003 Administración y otros servicios para propiedad común en condominio

Si no se hace esta inscripción, el condominio no aparecerá en el Sistema para Identificación de Contribuyentes.


Más respuestas a las preguntas frecuentes en este enlace, y sobre los formularios informativos en este otro enlace.


2.- Una vez realizada la inscripción, hay que estar pendiente del cambio que este año además se introduce con una nueva plataforma para declarar, llamada Administración Tributaria Virtual.


3.- La declaración deberá ser coincidente con el informe de la administración que se presente a los condóminos.


4.- Es importante tener presentes que omitir este deber de presentación de la declaración informativa, se sanciona con multas que este 2015 inician en C. 4,034,000, pudiendo beneficiarse de una reducción de hasta un 80%, según el artículo 88 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios.

Como es un deber nuevo quizás no esté de más el permanente recordatorio a la administración hasta su cumplimiento efectivo.

20 septiembre, 2015

¿Es posible proveer de seguridad adecuada al condominio?

Uno de los principales factores que mencionan las personas que compran en condominio es la seguridad. A pesar de que hay robos y otros hechos violentos siguen siendo la opción preferida.
Construir una comunidad segura pasa por algunas prácticas útiles.

Reducir el juicio humano en el ingreso y salida: Cuidar el ingreso sin duda es esencial y sin embargo, repetidamente en una enorme cantidad de condominios se falla en el protocolo de ingreso. Visitas sin anunciar, o que ingresan a pesar de prohibiciones y listas de residentes desactualizadas son quejas presentes en casi todas las asambleas. Por supuesto que cuidar la salida es igualmente importante, para que los bienes hurtados o robados no salgan por la entrada principal sin que nadie lo sospeche. El trabajo conjunto de los condóminos y la administración con la seguridad para crear manuales se pierde, sin embargo, por la intervención del juicio personal de los oficiales, sea porque deciden no seguir el protocolo o porque desconocen qué hacer ante casos nuevos y prefieren decidir por sí mismos. Es mejor invertir en sistemas que reduzcan este juicio personal al mínimo y exijan controles difíciles de esquivar como códigos, reconocimientos faciales, y hasta aplicaciones de seguridad usando el teléfono celular de quien ingresa. Además poner a prueba los protocolos con personas o situaciones desconocidas para los oficiales es tan importante como que haya consecuencias por las faltas.

Deslindar y divulgar responsabilidades legales y contractuales: Existe la creencia de que la seguridad es responsable de los robos en condominio, y no es así. Hay un primer responsable de ese robo: el delincuente que cometió el delito. Por eso debe haber una denuncia y una investigación. Claro que hay pólizas, pero éstas cubren riesgos en lo que haya habido negligencia de laos oficiales de seguridad o dolo directo. No son un fondo contra el que se gira en cualquier caso que se alegue o sufra un robo o hurto. Son más una protección para la empresa de seguridad misma ante sus empleados que para los condóminos. En el momento que se entiende esto, la reacción debería ser la de dejar los vehículos cerrados, las bicicletas amarradas o adentro, y colocar cámaras de vigilancia en su propia casa, entre otras medidas de protección personal. Es muy importante que la administración explique esto a los residentes y que se protejan Igualmente debe haber una adecuada supervisión y documentación de las faltas de la seguridad. La seguridad puede ser responsable por negligencia, pero la administración también y por la misma causa.

Construir comunidad: Hace algunos años vi en un barrio, a altas horas de la noche, dos hombres de ropas oscuras y algo sucias, cargando una televisión enorme envuelta parcialmente en una alfombra y entrando con ella a un lote baldío.  La delincuencia normalmente no es así de obvia. Nadie sospecha nada de quien parece ser vecino, pero no lo es. Y justamente parece ser vecino porque nadie sabe quiénes son sus vecinos. Hay que saber quiénes son sus vecinos, sus nombres y una idea general de sus rutinas básicas de vida. No es necesario invadir la privacidad para saber que usualmente mis vecinos del edificio de enfrente salen al trabajo temprano, que tienen una niña de escuela que pasa la buseta, que los de al lado salen a pie y que los de abajo nunca salen antes de la tarde.
El beneficio de crear esta comunidad segura es económicamente tangible en sus bienes, y quién sabe, tal vez hasta conozca gente que le aporte cosas maravillosas a su vida.

20 agosto, 2015

Un comprador inteligente es un condómino satisfecho

La compra de un bien inmueble es una operación financiera importantísima; y usualmente, salvo el caso de inversionistas profesionales, un hito en la vida. Sin embargo, son pocas las veces en que esta decisión se toma con el apoyo profesional integral necesario.

Comprender cómo funciona un condominio
A pesar de que hay casi 4,000 condominios en Costa Rica (a julio 2015), aún hay muchas personas que residen en condominios o han adquirido uno, que desconocen su funcionamiento y la extensión de sus deberes y derechos. Este desconocimiento es la causa de muchas frustraciones y decepciones, pues las expectativas que se hacen no están fundadas en conocimiento real.

Un condominio es una forma de propiedad en la que existen áreas privadas, llamadas filiales, que son propiedad exclusiva de cada adquirente, y áreas comunes, que pertenecen a todos los propietarios, a cada uno según un porcentaje igual al área que representa su filial dentro del condominio.

El uso de las filiales y áreas comunes, no es libre, sino que se encuentra limitado por el Reglamento del Condominio, que es un documento público inscrito en el Registro Nacional. 

La administración de ese patrimonio común, corresponde en el día a día a un Administrador o a una Junta Administradora según indique el Reglamento, y a una Asamblea de Propietarios que, debidamente convocada, tomará al menos anualmente las decisiones más serias y con mayor impacto dentro del condominio.

Verificaciones antes de comprar
Hay cuatro grandes áreas que deben examinarse antes de comprar. La financiera, debiendo conocerse claramente el presupuesto, la cuota de gastos comunes, y las obligaciones por pagar existentes, así como el nivel de morosidad y las cuentas por cobrar. Lo que se busca es saber que se está frente a un condominio sólido y con liquidez, y que todo esto está respaldado por una contabilidad ordenada y en regla.

En el área normativa, debe conocerse claramente las reglas que rigen la propiedad y las conductas permitidas, las exigidas y las prohibidas, así como que el condominio cumplel con los deberes legales que tiene, todo con un alto grado de certeza jurídica. De igual forma debe haber certeza de la existencia y conservación de la documentación esencial del condominio, desde el reglamento, libros de actas y permisos de construcción del condominio, hasta los diversos contratos en ejecución, acuerdos de asamblea, instrucciones y normas de la administración, etc. Las pruebas de cumplimiento ante autoridades públicas no pueden olvidarse.

En el área social deberá investigar sobre las dinámicas de vida interna. Es evidente que en todo condominio hay conflictos, como es natural en cualquier grupo humano. Lo importante es saber que hay formas de enfrentar y resolverlo. La calidad de vida de sus residentes se ve muy influida por estas situaciones.

En el área de la infraestructura, es muy importante conocerla, determinar su estado, vida útil y situación de mantenimiento, pues eso impactará seriamente en las obligaciones futuras, y por ende en el equilibrio financiero de la inversión que se hará.

Luego de haber adquirido
Un comprador inteligente es además responsable. Ser parte de un condominio implica no sólo conocer los derechos, sino los deberes y ejercerlos. 

Asistir a las asambleas y exigir una adecuada rendición de cuentas es una conducta necesaria en cualquier condómino. Faltar a estos deberes es muy usual lamentablemente, y las consecuencias luego pretenden evadirse alegando la delegación que se hizo en la Administración. Delegar sin supervisar es delegar irresponsablemente.

Adicionalmente cualquier condómino que desee ser contribuyente de la calidad de vida y ser cuidadoso con su inversión, debe de conducirse en cumplimiento del Reglamento a pesar de que haya incumplimientos impunes de otros. Ese defecto humano que tenemos a veces de dejar de cumplir un deber cuando otros lo incumplen, en condominio, operará en nuestra contra, sin ninguna duda.

Al decaer la calidad de vida, por conflictos y venganzas, al haber presupuestos deficitarios por exceso de obligaciones, bajos ingresos, alta morosidad, o una combinación de todo lo anterior, o incluso al tolerar negligentemente una administración incompetente o falta de profesionalismo, se ponen en peligro dos objetivos que debe tener cualquier adquirente en condominio: poder residir en paz y poder incrementar el valor de su inversión para una futura reventa.

01 agosto, 2015

La memoria del condominio

Conforme pasan los años, los condominios acumulan una enorme cantidad de información y documentos.
Hay cientos de registros contables, copias de facturas, contratos de proveedores y empleados que ingresaron y tal vez hasta ya no están en la planilla del condominio.
Una de las muchas razones por las que es conveniente que haya una Junta o Comité de condóminos es porque debe de haber alguien que se cerciore de que la información y los documentos de respaldo, están siendo recibidos y bien almacenados.

Plazo de conservación
En materia de condominios no hay una norma expresa en al ley que nos guíe en en este sentido, por lo que deberíamos acudir a dos fuentes: el Código Civil y el de Comercio.
El artículo 868 del Código Civil nos indica que luego de diez años, prescribe todo derecho y sus correspondiente acción. Prescribir no significa que desaparezcan las obligaciones y derechos de la realidad, sino que ya no hay recurso judicial alguno para reclamarlas.
El artículo 234 d del Código de Comercio nos indica que es obligación de los comerciantes conservar los libros de contabilidad, correspondencia y facturas hasta por cinco años.
La mejor recomendación es conservar por diez años, sin duda, aunque si hay plazos de prescripción menores como en comercial o laboral, puede reducirse este plazo.

Qué debe conservarse
Cómo mínimo debe de conservarse:
  • Contratos laborales y la prueba de su ejecución: vacaciones, incapacidades, llamadas de atención, liquidaciones de cesantía, etc.
  • Contratos con proveedores e igual las pruebas de su ejecución.
  • Correspondencia, muy en especial la relativa a llamadas de atención a condóminos, rendiciones de cuentas, informes de estado de la infraestructura, etc.
  • Comprobantes contables, tanto los digitales como los físicos.
  • Manuales y garantías de los equipos, así como constancia de trabajos de mantenimiento que se les hagan para poder evaluar su estado de forma completa.
  • Planos constructivos y permisos de construcción del condominio, libros legales y contables (los llenos y los que están en curso), testimonios de escrituras, control de acuerdos de asambleas.
  • Permisos de construcción internos y todo tipo de autorizaciones de uso de bienes comunes.
  • Reglamentos e instrucciones generales de la administración.
  • Contratos y pagos de seguros: invalidez, vejez y muerte; enfermedad y maternidad, seguro obligatorio y voluntario automotor, riesgos del trabajo, y cualquier otro riesgo asegurado.
  • Declaraciones tributarias, ya que a partir de este 2015 debe de presentarse la D 151 (Resumen de clientes y proveedores)

Revisión frecuente
Normalmente las empresas de administración tienen control sobre esto, pero sea una empresa o un condómino quien administre, es muy importante estar seguros de que esos documentos e información realmente constan en poder del condominio.
Sobre todo se hace relevante esto cuando se utilizar programas informáticos para la administración. Hay que estar muy seguros de que la información que está ahí contenida estará disponible luego y que será legible en otros formatos con facilidad.

Desecho aprobado por asamblea
Finalmente, cuando el tiempo ha transcurrido, es recomendable informar a la asamblea qué documentos se van a desechar, levantar un acta y contar con la aprobación de la asamblea, o como mínimo levantar un acta solamente para dejar constancia de ello e informar a los condóminos.

Hoy es el momento de preguntarse: ¿Quién tiene la memoria del condominio?

01 julio, 2015

¿TENER SERVICIO DE SEGURIDAD HUMANA NOS GARANTIZA TRANQUILIDAD EN UN CONDOMINIO?

Hoy iniciamos la apertura de esta página a colaboraciones de nuestros clientes.

Saúl Bibas, de la empresa de administración de condominios Urbano Inmobiliaria, comparte su visión sobre la seguridad.

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Si bien es cierto que muchas personas optan por vivir en condominio por un tema de que es un lugar seguro, frente a una vivienda tradicional en un barrio de los que históricamente existen en el país, nadie se pregunta qué tanto más seguro es un condominio. 
No es una respuesta sencilla de responder, pero si es muy importante que el comprador o inquilino de un condominio tome en consideración hasta donde llegan las responsabilidades y alcances de los servicios de vigilancia. 
Dichas preguntas suelen hacerse, no de previo, sino al momento en que sucede un incidente y se empieza a buscar a algún tercero que me reponga lo sustraído o pague por los daños causados por los respectivos delincuentes. 
Al no tener custodia, de parte del condominio como de la empresa de vigilancia, de lo que hay al interior de cada unidad no es posible que las mismas se hagan responsables de lo sustraído hasta tanto no haya una investigación profunda de parte del organismo de investigación judicial que así lo determine.
Por otro lado la seguridad, tanto las barreras perimetrales, dispositivos electrónicos y la seguridad humana son seguridad preventiva y por lo tanto cumplen con lo requerido en cuanto a prevenir y MINIMIZAR el impacto de los delincuentes, pero bajo ninguna forma garantizan la seguridad de su filial.
Por lo tanto es muy importante que a pesar de elegir vivir en condominio siempre tengan precaución respecto a dejar artículos de valor en las cocheras, puertas y ventanas abiertas, y ser muy cuidadosos en no dejar llaves en personas que no sean de su entera confianza.
Finalmente para garantizar que el valor de sus artículos sean restituidos, lo mejor es asesorarse de un corredor o agente de seguros.

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Aprovecho el texto para que nos cuestionemos sobre algunas cosas:
1.- ¿Los condóminos tiene claro hasta dónde llega la responsabilidad de la seguridad?
2.- ¿Si hubiera sucedido un evento anoche, digamos, podría tener acceso a las grabaciones si hay cámaras de seguridad? Haga la prueba.
3.- ¿Los controles de ingreso en su condominio son consistentes? ¿Podría entrar alguien no autorizado? 'Cuando ha entrado alguien no autorizado lo ha reportado por escrito a la administración?


16 junio, 2015

Asociación de condóminos

Quien administra un condominio tiene una enorme responsabilidad, la que conlleva muchos deberes y poderes.
Dentro de los poderes se encuentra el de representar exclusivamente al condominio, firmar en cuentas bancarias, autorizar contratos y comprometer al condominio en obligaciones. Es claro que no puede comprometer al condominio en garantías reales (hipotecas), pero fácilmente una línea de crédito en una ferretería puede convertirse en una enorme suma de dinero por pagar.
Algunos pocos condominios han tenido la mala experiencia de tener representantes legales que han hecho uso indebido del dinero. En ese momento los condóminos han acudido al banco, tratando de revocar la autorización de firma en cuentas bancarias, para toparse con la triste y peligrosa realidad de que la representación no la ostentan ellos, sino solamente esa persona a la que justamente desean revocar su autorización.
Este tipo de situaciones las conozco de personas que no se dedican profesionalmente a la administración y no tienen un nombre comercial ni personal que les interese cuidar y han sido pocos los condominios en que esto se ha presentado, sin embargo, por experiencias así hay temor en algunos condóminos.
Es por ello que optan por un camino que es el de constituir una persona jurídica cuya Junta o Consejo esté bajo su control para que ésta asuma la administración. Este es el único deber y función en principio.
Como ventaja se puede mencionar que de esta forma tienen el control de la representación. Aunque como desventaja puede señalarse que no siempre las Juntas tienen toda la experiencia y equipo que se ocupa para administrar un condominio prescindiendo de una administración profesional.

Hay dos opciones principales:

  1. Constitución de sociedad anónima. Las incompatibilidades que le veo es que la calidad de socio no está vinculada a la propiedad, y podría haber socios no propietarios y propietarios no socios - o socios mayoritarios por adquisición de acciones o por embargos y adjudicaciones judiciales en pago de deudas, además de que es una persona jurídica comercial por lo que es sencillo suponer que sus actividades son gravables y podría haber confusiones tributarias.

  1. Asociación: Es más adecuada a la idea de ausencia de lucro que hay, además de que puede establecerse que para ser asociado deba ser propietario.

En cualquier caso que se elija hay que tener presente:
  • Buscar la máxima participación de los condóminos, sea como socios o asociados.
  • Comunicar claramente a los condóminos las funciones de la persona jurídica, y los deberes y derechos que permanecen como condóminos.
  • Delegar lo más que se pueda las llamadas de atención en una administración operativa para evitar acusaciones de parcialidad.
  • Valorar separar la autorización de pagos, la ejecución y el registro contable.
  • Definir índices de éxito con los cuales se pueda evaluar la labor de la Junta y de las Administración, al final del período.
  • Valorar si se tiene el equipo para ejecutar la administración de acuerdo con esos índices o si es necesario formarlo con otros condóminos y proveedores profesionales externos específicos en derecho, contabilidad, arquitectura, etc.

Y sobre todo, estar dispuestos, todos, a dar marcha atrás y liquidar la persona jurídica si no se obtienen los beneficios esperados.

01 abril, 2015

Auditoría condominal

Actualmente se habla mucho de la auditoría ciudadana, en la que la ciudadanía tiene poder de revisar los actos y decisiones de los gobiernos, hasta en sus más pequeños detalles.
Al adquirir una filial, usted tiene el derecho de fiscalizar lo que sucede y hay para ello herramientas como documentos y buenas prácticas para saber si se están haciendo bien las cosas o, detectar a tiempo fallas u oportunidades de mejora.

Inventario de activos comunes y su estado: Permite llevar el control de las mejoras necesarias a los bienes comunes y controlar cuál es el patrimonio mueble común. 

Inventario de cumplimiento de deberes legales y registrales: Todos los condominios tienen al menos el deber de mantener vigente su representación legal. Adicionalmente hay una serie de documentos legales que deben de mantenerse bien custodiados como libros de actas, copia del Registro Inmobiliario de la Constitución, un compendio de acuerdos normativos como reglamentos de uso de áreas comunes, normas de convivencia, etc.

Protocolos de servicio: Cada servicio común debe de tener un protocolo definido de prestación del servicio para poder evaluarlo. No importa si es personal propio bajo relación de dependencia o si es por medio de un contrato de servicios, debe haber siempre un protocolo de funciones y una lista de verificación de su cumplimiento en campo. Recuerde que si se trata de un empleado, debe existir un contrato escrito y será una buena práctica tener además un expediente en el que consten los adelantos de cesantía, control de vacaciones, llamadas de atención, etc.

Informe financieros: Es esencial que sean entregados puntualmente al menos de forma mensual. Es cierto que la ley contempla una sola asamblea anual en la que estos informes serán conocidos, pero es sano que se entreguen mensualmente. Un informe financiero debe de incluir, además de los movimientos ocurridos, un detalle de las cuentas por pagar y por cobrar con el acreedor y deudor claramente identificados.

Inventario de acuerdos pendientes: En cada asamblea se acuerdan muchas acciones y se adquieren muchos compromisos. La única forma de saber si se están ejecutando es por medio de un inventario de acuerdos, para saber si se ejecutó un acuerdo o la razón por la que esa ejecución no se ha hecho o no se hará.

Inventario de sanciones: Las conductas contrarias al reglamento son muy frecuentes. No tanto así las sanciones por esa causa. Un inventario de sanciones aplicadas permite saber si se está llamando la atención. Es posible que por protección de información personal, no pueda saberse muchos detalles, pero la simple cantidad de llamadas de atención y multas impuestas es un dato al que debe poder acceder todo condómino.

Emergencias falsas: es una buena práctica poner a prueba los sistemas por medio de emergencias falsas. Claro que no se trata de reportar incidentes inexistentes creando pánico, sino de indagar con calma qué sucede si se pierde determinada llave, si una salida específica se traba, si se bloquea un sistema común o incluso tratar de buscar un momento específico en los registros de video. ¿Cómo responden los sistemas estos eventos hipotéticos?

Claro que el uso de estas herramientas y la auditoría condominal requieren ser un condómino informado y responsable. 
No es sensato exigir rutinas de mantenimiento y mejoras con cuotas que apenas alcanzan para los gastos fijos de la operación. De igual forma la exigencia de custodia de documentos implica poder dotar a la administración (si no es una empresa externa) de una adecuada oficina para esas funciones. Los protocolos de servicio son típicos de proveedores serios, profesionales y con deseos de mejora continua, no de los que compiten por precio, o se contratan por esa causa. Los estados financieros no deben servir para simples generalizaciones o, peor aún, comparaciones con condominios con condiciones distintas: educarse financieramente es un deber de todo condómino. Los acuerdos pendientes tienen de crecer del lado de lo ejecutado y las llamadas de atención a reducirse, cuando hay un grupo de trabajo que apoya a la administración en esa ejecución y labor de educación condominal. Claro que ese apoyo será a costa de tiempo personal. No hay otra opción. Y finalmente, los sistemas pueden ser tan preparados y respaldados como un presupuesto lo permita.
Recuerde que es su patrimonio el que está en juego y nadie lo va a cuidar como usted.

Publicado en El Financiero, 8 de marzo de 2015.
Reseñado en El Típico Condominio

15 marzo, 2015

Cómo reconocer el Reglamento del Condominio

Reconocer una escritura pública de un documento privado es esencial. Una carencia de nuestro sistema educativo es que no se le enseña a los estudiantes a reconocer un documento legal y se convierten en adultos que son presa de engaños.

Un documento que todo condómino debe conocer y sobre el que repetidamente hemos insistido es el Reglamento del Condominio. Sin embargo, la gran mayoría de las veces que se solicita el Reglamento, condóminos y administraciones lo que poseen es un documento privado o una escritura sin inscribir.

Para reconocer si tiene o no el Reglamento del condominio debe buscar lo siguiente:

1.- Tiene un número y un Notario. Una escritura pública debe tener un número en el inicio del texto y debe ser ante un Notario Público. Por ejemplo debe decir: “Número sesenta y cuatro. Ante mí, Ignacio Alfaro Marín, Notario Público…”.

2.- Debe estar expedida en papel de seguridad. Una vez firmada una escritura debe el Notario expedir un testimonio que es una copia (total o parcial, según sea necesario), y debe de imprimirse en su papel de seguridad. El papel se reconoce porque tiene un código de barras debajo y tiene el nombre del Notario ante quien se firma la escritura y su número de cédula. Verifique que sea el mismo.

3.- Debe tener unas citas de presentación al  Registro. Están compuestas por el año que irá luego de una T (Tomo), un consecutivo de hasta 8 cifras que irá luego de una A (Asiento), un día y hora con minutos y segundos. Normalmente está en la primera página y está impreso de lado en alguno de los márgenes.

4.- Debe estar calificada. Esto se nota porque tendrá una enorme cantidad de anotaciones y subrayados en el texto. Es el proceso que sigue el Registro para revisar y es muy importante pues pueden verse líneas tachadas y al lado la frase “Ver adicional”. Esto significa que hay otro documento además del que tiene en sus manos. No tiene la historia completa sin ese otro. O bien puede leerse “ver razón”, lo que significa que ese texto no es el que quedó inscrito sino una corrección del mismo al final del documento.

5.- Debe tener una hoja de inscripción. Cuando se inscribe un documento se deja constancia de ello. la razón de inscripción en condominio indica muy claramente: “INSCRIPCIÓN DE DOCUMENTO TOMO ___ ASIENTO ___.” Deben ser los mismos que tiene en el borde al inicio. Y debe indicar el número de matriz y una lista de filiales con un número de identificación cada una. Esos números son el número de la propiedad. es como el número de cédula pero de un inmueble.

6.- Debe estar completo. Léalo. Posiblemente muchas de las palabras no las va a comprender, No se preocupe, no es su culpa. El derecho aún tiene camino por recorrer para hacerse entendible para todos, como debe ser. Así que léalo. De seguro que sí sabrá si al finalizar una línea la que sigue parece continuación o no. Además es importante que lo lea. Hay que vencer el temor o la aversión y leerlo. Ojalá varias veces. Con certeza aprenderá mucho y sabrá qué es lo que específicamente no entiende.

7.- Debe ser el último documento, sin modificaciones. Esto se sabe ingresando a la página de consultas del Registro, y una vez que tenga usuario y clave (Registrarse por primera vez), entre a Consultas Gratuitas, Consulta por número de Finca indicando la provincia, número y la letra M en donde dice Horizontal. Ahí verá un informe registral de la finca matriz del condominio que deberá tener la referencia del documento inscrito que usted tiene en sus manos. Si hubiera algún cambio de Reglamento debe de estar como gravamen “Modificación de Reglamento”. Claro que debe de prestar atención si hay anotaciones de cambios en curso, lo que se ve ahí mismo en la sección “Anotaciones” de ese mismo informe.

Si todo lo anterior se cumple, usted tiene en sus manos el reglamento del condominio. 
Ser propietario y carecer de este documento así tal cual se lo describo, es un acto de irresponsabilidad que de seguro tendrá sus consecuencias.

Si bien es cierto no es una ley, recuerde lo que dice nuestra Constitución Política:

ARTÍCULO 129.-...Nadie puede alegar ignorancia de la ley, salvo en los casos que la misma autorice.

01 marzo, 2015

Cómo sobrevivir al condominio

Los nombres de lugares ya no son lo que eran. Adiós a Medio Queso de Los Chiles y a Escobal de Atenas. En Costa Rica se suele vivir ahora en condominios como Condado de Baviera y Terrazas de Marbella; Arizona o Belmonte; Altamonte y Barcelona, como quien quisiera darle un título brilloso a la novela de nuestra vida cotidiana.

Suponemos que no habrá mucha armonía entre los vecinos del condominio Los Balcanes, que existe, lo juramos. Mejor valdría pulir un futuro áureo en Río Oro, en el Boulevard del Sol y en Valle El Dorado; o encerrarnos en la tranquilidad zen de Natura Viva y en Nirvana Azul.

¿Prefiere un retiro más místico? Para eso están los condominios Camino de Santiago, El Monasterio, La Misión y La Abadía. Hay otra inmensa oferta de altura en Alta Vista, en Altos de Mayorca, en Alta Piedra y en el condominio Las Cumbres, si apuntamos a elevaciones más literales y menos divinas.

Lo dicho: ya no salen lugares como Jaboncillal de Mata de Plátano.

Los nombres de condominios son elocuentes: apelan casi siempre a un paisaje, y los paisajes suelen ser hermosos pero estáticos. Lo que un mercader de este tipo de opciones habitacionales nunca anuncia, de entrada y por su nombre, es que el comprador está adquiriendo no solo una casa en el condominio Sierra Nevada o Los Andes, sino el ingreso a una comunidad, y las comunidades pueden ser hermosas, o no.

No conocemos Quintana de los Reyes, pero estamos casi seguros de que si usted viviera ahí no se toparía a Felipe VI y a doña Leticia haciendo jogging por las mañanas, sino que seguramente encontrará a más gente como usted: personas que quieren pasear a sus perros o que les molestan los ladridos, reguetoneros de cepa o que odian a Farruko, gente que lava el carro sin camisa o que se meten de manga larga a la piscina del condominio.

En los últimos 10 años se han tramitado 1.457 permisos de construcción para condominios en el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos. Casi 75.000 personas reportaron vivir en esta modalidad en el Censo Nacional de Población del 2011, con una tendencia mayor entre personas que tenían entre 25 y 43 años (cerca de cuatro de cada diez está en en este rango de edades), y entre ellos, más de siete de cada diez tienen educación universitaria.

Hay mucha gente, sobre todo profesionales jóvenes, que han cambiado la vida de barrio que conocieron en la casa materna por el entorno reglamentado en medio de vecinos que nunca habían visto en la vida. Parece la premisa para una comedia.

Ignacio Alfaro es un abogado que administró condominios por casi diez años, y ahora sigue vinculado al sector como un evangelizador en el tema de las buenas prácticas a mantener entre condóminos.

Él hace un cálculo al vuelo, y afirma que el 95% de quienes viven en un condominio suelen ser buenos vecinos; sin embargo, el otro 5% se siente mucho. La falta de comunicación y de participación entre vecinos, y la ignorancia de quienes compran sin leer el reglamento, hacen que sea necesaria una persona como él, alguien que ha dado en autodenominarse El Doctor Condominio .

La mayoría de los problemas que surgen en estas nuevas vecindades nacen de las mascotas y del ruido.

Este es el precio que los condóminos están dispuestos a pagar por el muro y los guardas que trabajan 24 horas para cuidar que el afuera se quede afuera.

Todas las personas consultadas para este reportaje informaron de que su principal motivación para vivir en un condominio cerrado es la seguridad: tener una confianza mayor de que su hogar no está siendo saqueado al salir de él, y de que su familia pueda salir a caminar sin ser asaltada.

Desde la antigüedad clásica conocemos las ciudades amuralladas. Sin embargo, no hemos aprendido aún cómo evitar que, desde adentro, arda Troya.

Pequeños problemas

Si hay algo que hay que saber de los conflictos condominales es que son cosas diminutas que adquieren proporciones paquidérmicas.

Paula Quesada es una médica de 34 años que compró una casa en el condominio horizontal Barlovento, en Curridabat, en el 2011; años después estuvo a punto de hacer maletas e irse porque sintió que ya no podía más.

Nunca se topó un problema con las reglas de su nueva comunidad –con cientos de nuevos vecinos anónimos– hasta que su pareja, el médico Arturo Herrera, se pasó a vivir con ella. Con él trajo a Kata y a Lola, dos collies de la frontera que también debieron aprender a vivir lejos de su típica casa de barrio en Sabanilla, con buen patio para correr y hacer piruetas.

“Uno está encerrado con las cosas buenas y malas del encierro. Por un lado, nos da bastante seguridad, pero por el otro, uno vive en un clima un poco opresivo porque se está muy encima de otra gente, conviviendo en áreas muy pequeñas”, cuenta Paula.

Ella dice que algunos vecinos les llegaron a tomar fotos mientras paseaban a las perras sin correa en los parques del condominio. Luego se enteraron de que estaban contraviniendo las reglas.

También les llegaría la notificación de que tenían algunas macetas de más al frente de su casa.

Ambos conflictos hicieron que la pareja debiera dedicar más tiempo del que hubieran querido en un ping-pong de correos electrónicos con la administración, así como en reuniones con vecinos para promover que se dedicara un área cercada e inutilizada del condominio para que los perros pudieran quemar energías.

Se contactó a la administración de Barlovento para que comentara sobre estos asuntos, pero declinaron hacerlo alegando que querrían preservar la privacidad de los vecinos.

Paula reconoce que ella cometió el error de muchas personas que compran en condominio: no leyó el reglamento de su nueva comunidad. Sin embargo, ella y Arturo no dejan de mostrar su frustración por la dificultad que hay de promover reformas que, al menos como ellos lo piensan, serían para el beneficio de muchos y para el perjuicio de nadie.

“En eso se torna irrespetuoso un reglamento tan represivo; y uno siente que hasta los mismos guardas están obstinados de andar regañando gente”, dice Arturo.

El reglamento en un condominio es palabra mayúscula. Parece más fácil cambiar alguna cláusula de las Tablas de la Ley que modificar la norma comunitaria. Basta que uno solo de los condóminos se oponga a un cambio para que este no se ejecute.

Carlos Fonseca es un agente de viajes quien, por casualidad, cayó en el mundo de la administración de condominios. Él está al frente de CondominioCR.com , y la gente del sector a menudo le dice que tiene mucho valor por administrar el mismo sitio donde vive, del cual prefiere reservarse el nombre.

Carlos dice que una de las cosas más difíciles de su trabajo es que los costarricenses le huímos a la confrontación, pero no por ello dejamos de quejarnos. En esta lógica, ante el mínimo problema con un vecino, en lugar de tratar de llegar a un acuerdo entre ambos se acude a la administración, incluso con fotografías como pruebas.

(En cuanto a esto, Carlos ha debido reprimir a los condóminos que toman fotos de sus vecinos, pues es ilegal, del mismo modo que no es lícito tomar fotografías de las fachadas de las casas.)

Además de la lectura previa del reglamento, él recomienda adquirir un condominio cuyos vecinos compartan su estilo de vida.

De esto sabe Rubén, cuyo nombre verdadero nos lo dejamos en reserva. Él reconoce que se precipitó en la compra de su casa, pues se queja de que la mayoría de sus vecinos tienen un estilo de vida muy ostentoso.

Él refiere, por ejemplo, que alguna vez recibió un comentario desdeñoso de un vecino por tener en su garaje un vehículo de transporte público. Ello, según el vecino, bajaba la categoría del barrio y, de rebote, la plusvalía de su propia casa.

Dice Rubén que si él tuviera la oportunidad y el dinero se iría de allí.

“Yo soy de barrio, y estaba acostumbrado a que aquella fuera mi casa, y que nadie me molestara. Pero en una casa en condominio, mi casa es de todos. Por ejemplo, si yo me llegara a quedar sin trabajo y no pudiera pagar las cuotas, entonces me pueden quitar la casa”, dice Rubén, quien afirma que ha entrado en una situación en la que ha ganado seguridad pero ha perdido tranquilidad.

Armando, de quien también nos reservamos el nombre real, cuando se mudó a un condominio en Heredia con su esposa sintió que por primera vez era seguro que sus hijos fueran a pedir dulces en Halloween.

Todo estuvo bien, excepto porque algunos vecinos se habían quejado ante la administración por lo que ellos percibían aquello como celebraciones del Maligno.

Armando acepta que en un condominio es difícil saber en qué se está metiendo uno hasta que ya está viviendo ahí, pero él sigue pensando en que prefiere pasar por esos inconvenientes y pagar “los cincos de más”, y no encontrar una puerta rota.

“Diay, si uno ya se montó en la mula, ahora hay que amansarla”.

Si uno quisiese evitar conflictos tiene lógica encontrar casa en una comunidad de personas que compartan nuestros principios; pero también debemos conceder que la pureza ideológica solamente existe en la soledad.

Lo más realista es aprender a limar las asperezas.

Cambio de cultura

Christian Zúñiga es gerente general de InHaus, la empresa de bienes raíces que tiene una pequeña división de administración de pocos condominios, los cuales ha aceptado “bien escogiditos”. Para él, en esta rama de negocio la marca de su empresa se expone mucho, pues la gestión nunca será del agrado de todos.

Zúñiga dice que los mayores roces se presentan en los condominios verticales –las famosas torres–, como el caso del vecino que se queja porque su vecina se pone los tacones desde las 6 a. m., cuando él todavía duerme.

Sin embargo, él dice que es vital que vayamos aprendiendo a solucionar mejor nuestros conflictos y a tener una mayor tolerancia, porque el crecimiento de la ciudad apunta a la vida vecinal unos encima de los otros.

Carlos Fonseca explica que el modelo de condominios se importó de otros países en donde la ciudadanía es muy dada al orden, pero opina que hay muchos reglamentos en donde se nota que a la gente se le ha pasa la mano en las restricciones.

“Nosotros no estamos listos culturalmente para un sistema de estos”, nos dice Fonseca.

Ignacio Alfaro, el Doctor Condominio, opina lo contrario. “Vivir de esta manera pone a prueba las mejores virtudes y deberes de un ciudadano. Es cierto, en los condominios no se puede hacer bulla, sacar la basura a cualquier hora, parquear como te dé la gana; pero la verdad es que esas son cosas que tampoco afuera podés hacerlas”.

Él ha visto conflictos feos, en donde incluso los condóminos toman posiciones intransigentes únicamente para no dar el brazo a torcer ante un vecino con quien tiene un problema, aún si su negativa va en contra de sus propios intereses. Es una réplica en pequeñito de los peores vicios de la política.

A pesar de ello, Alfaro piensa que la mayoría de las personas asimilan bien este sistema de vivienda.

Para él, más bien, el gran problema con los condóminos ticos es que no gustan de participar de las asambleas ni de las comisiones.

“Normalmente, la gente deja muy sola a la administración, que debe echarse la responsabilidad de los poquitos que hacen problemas”.

Carlos Fonseca coincide en que los vecinos extranjeros, suelen involucrarse más en las decisiones de toda la comunidad.

Con los ticos, suele ser cada quien en su casa y Dios en la de todos. Aquel incluso podría convertirse en un emblema nacional.

Va siendo buena hora de aprender a ser ciudadanos, aunque sea a la brava. Jean Paul Sartre dijo que el infierno son los otros ¿Quiere que el nombre del condominio Paraíso no sea una broma cruel? Infórmese, involúcrese y sea respetuoso, vecino.

Por Dario Chinchilla U. Publicado en La Nación del 1 de marzo de 2015
Reseñado en El Típico Condominio 

15 enero, 2015

Contrato del administrador

Es muy frecuente que la administración de un condominio recaiga en alguna persona física o empresa que se dedique a ello como giro comercial. Hay ya una cantidad importante de empresas y particulares que se dedican a esta actividad, muchas de ellas buscando la excelencia y la mejor forma de administrar patrimonios y personas a la vez, lo cual está lejos de ser sencillo.

Sin embargo, aún muchos errores se cometen, y es de lamentar que aún carezcamos de estándares éticos (sea normativos o auto elegidos por el sector) a los que deban de atenerse quienes se dedican a estas actividades. De igual forma, aunque la labor es muy similar en todo lado, la realidad es hay elementos claves que pueden hacer que los resultados sean más previsibles y cercanamente supervisados. 

Por esto es muy importante que se firme un contrato con quien ejerza la administración que contemple estos lineamientos éticos y que haga exigibles estos elementos críticos, tratando de cubrir y detallar las responsabilidades que le impone la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio. No basta quedarse con el simple acuerdo de nombramiento y aceptación del cargo.

Administración de fondos comunes: Acordar la obligación de presentar regularmente informes contables y financieros, y qué detalle deben de tener éstos. No basta con el informe anual que deben por ley conocer las asambleas de condominios. Estos informes deben de abarcar no sólo el detalle del gasto común sino el análisis de ejecución presupuestaria, del avance de las cuentas por cobrar, uso de reservas, etc. Este tipo de informes son usuales, pero a veces, lamentablemente, los únicos con tal formalidad.

Supervisión de proveedores y empleados: Incluir informes mensuales sobre el desempeño de los proveedores, principalmente del más crítico que es la seguridad, detallando qué debe contener ese reporte y someter la supervisión a mediciones de calidad específicas que se prueben mensualmente y así se reporten: informes escritos del resultado de la supervisión de la ejecución del plan de trabajo de mantenimiento, de cumplimiento de las rutinas de seguridad, de pruebas a ésta con visitantes ocultos y sus resultados, expediente laboral de cada empleado, etc. Sólo se conoce lo que se mide.

Inspección del inmueble: Hacer exigible la presentación de informes de la infraestructura, de avance del plan de mantenimiento que se haya acordado al inicio de la gestión, en donde se especificará cada pieza de infraestructura y bienes comunes y su frecuencia de revisión y mantenimiento preventivo. Sólo así se puede probar que se ha vigilado la infraestructura común.

Cumplimiento del reglamento: Contar con un reporte acumulable de llamadas de atención, a quiénes y por qué conductas. Sólo así se puede ir creando un expediente por filial y, sobre todo, crear esa sensación de seguridad que da el saber que se conoce en detalle el comportamiento de los condóminos.

Ejecución de acuerdos de asambleas: Conocer cada mes el avance de la ejecución de los acuerdos de asamblea permite estar pendiente de que se cumplan. Muchas veces llegar a acuerdos en las asambleas es difícil y no queremos perder ese esfuerzo.

Algunos puntos adicionales importantes adicionales: 
Propiedad de la información: Establecer que es propiedad del condominio, o bien detallar cuál lo es y cuál no, y crear sistemas que aseguren que esto se cumpla permanentemente.
Confidencialidad: Las administraciones y algunos proveedores como la seguridad, tienen acceso a mucha información sobre los residentes, y el condominio debe asegurar que esos datos se protejan de usos indebidos o no autorizados.

Hacer un contrato es muy importante, pero velar porque se reciban las pruebas de que se está cumpliendo es la forma de que sea una herramienta de uso real, y una garantía de calidad y servicio para ambas partes, pues delimita responsabilidades y establece expectativas de servicio muy claras.