15 enero, 2015

Contrato del administrador

Es muy frecuente que la administración de un condominio recaiga en alguna persona física o empresa que se dedique a ello como giro comercial. Hay ya una cantidad importante de empresas y particulares que se dedican a esta actividad, muchas de ellas buscando la excelencia y la mejor forma de administrar patrimonios y personas a la vez, lo cual está lejos de ser sencillo.

Sin embargo, aún muchos errores se cometen, y es de lamentar que aún carezcamos de estándares éticos (sea normativos o auto elegidos por el sector) a los que deban de atenerse quienes se dedican a estas actividades. De igual forma, aunque la labor es muy similar en todo lado, la realidad es hay elementos claves que pueden hacer que los resultados sean más previsibles y cercanamente supervisados. 

Por esto es muy importante que se firme un contrato con quien ejerza la administración que contemple estos lineamientos éticos y que haga exigibles estos elementos críticos, tratando de cubrir y detallar las responsabilidades que le impone la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio. No basta quedarse con el simple acuerdo de nombramiento y aceptación del cargo.

Administración de fondos comunes: Acordar la obligación de presentar regularmente informes contables y financieros, y qué detalle deben de tener éstos. No basta con el informe anual que deben por ley conocer las asambleas de condominios. Estos informes deben de abarcar no sólo el detalle del gasto común sino el análisis de ejecución presupuestaria, del avance de las cuentas por cobrar, uso de reservas, etc. Este tipo de informes son usuales, pero a veces, lamentablemente, los únicos con tal formalidad.

Supervisión de proveedores y empleados: Incluir informes mensuales sobre el desempeño de los proveedores, principalmente del más crítico que es la seguridad, detallando qué debe contener ese reporte y someter la supervisión a mediciones de calidad específicas que se prueben mensualmente y así se reporten: informes escritos del resultado de la supervisión de la ejecución del plan de trabajo de mantenimiento, de cumplimiento de las rutinas de seguridad, de pruebas a ésta con visitantes ocultos y sus resultados, expediente laboral de cada empleado, etc. Sólo se conoce lo que se mide.

Inspección del inmueble: Hacer exigible la presentación de informes de la infraestructura, de avance del plan de mantenimiento que se haya acordado al inicio de la gestión, en donde se especificará cada pieza de infraestructura y bienes comunes y su frecuencia de revisión y mantenimiento preventivo. Sólo así se puede probar que se ha vigilado la infraestructura común.

Cumplimiento del reglamento: Contar con un reporte acumulable de llamadas de atención, a quiénes y por qué conductas. Sólo así se puede ir creando un expediente por filial y, sobre todo, crear esa sensación de seguridad que da el saber que se conoce en detalle el comportamiento de los condóminos.

Ejecución de acuerdos de asambleas: Conocer cada mes el avance de la ejecución de los acuerdos de asamblea permite estar pendiente de que se cumplan. Muchas veces llegar a acuerdos en las asambleas es difícil y no queremos perder ese esfuerzo.

Algunos puntos adicionales importantes adicionales: 
Propiedad de la información: Establecer que es propiedad del condominio, o bien detallar cuál lo es y cuál no, y crear sistemas que aseguren que esto se cumpla permanentemente.
Confidencialidad: Las administraciones y algunos proveedores como la seguridad, tienen acceso a mucha información sobre los residentes, y el condominio debe asegurar que esos datos se protejan de usos indebidos o no autorizados.

Hacer un contrato es muy importante, pero velar porque se reciban las pruebas de que se está cumpliendo es la forma de que sea una herramienta de uso real, y una garantía de calidad y servicio para ambas partes, pues delimita responsabilidades y establece expectativas de servicio muy claras.