31 marzo, 2019

Transición guiada hacia una nueva administración

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Sea porque los condóminos (o la administración misma) sienten que ha llegado el momento de cerrar un ciclo o bien porque hay en efecto fallas en el servicio o en la comunicación con los condóminos, es necesario en ocasiones proceder al cambio de administración.


Una buena guía y acompañamiento durante este proceso permite una transición con menos conflictos y que durante ella además los condóminos se sientan tranquilos.

Los principales elementos a considerar son:

  • Redacción de las condiciones mínimas que deben cumplir las ofertas de proveedores desde la perspectiva de los deberes de la administración: Las administraciones tienen gran cantidad de deberes, tanto en la ley como en el reglamento, acuerdos de asamblea y hasta por simples expectativas de los condóminos. Todos ellos deben considerarse como parte de los requisitos de la contratación.

  • Redacción del aviso de invitación a ofertar, para ser publicitado y divulgado entre condóminos y por redes sociales según se acuerde con la Junta: Invitar a la mayor cantidad de administraciones posible permite incrementar la posibilidad de tener a su disposición muchas ofertas. Además de la información de mercado que proporciona, es una prueba de transparencia en la contratación con los condóminos pues podría darse la duda o el cuestionamiento de su hay algún interés personal o comercial de parte de quienes como junta o comité lideran este proceso.

  • Conversación personal con el actual administrador para reducir conflictos y facilitar el proceso: No debe dejarse por fuera, como interesada crítica, a la administración actual. Procurar contar con su apoyo facilita el proceso de transición, entrega de documentos, transferencia de información del condominio y hasta poder mantener una misma línea en al estrategia de comunicación.

  • Elaboración de una matriz de análisis de ofertas recibidas con los criterios requeridos y las ofertas recibidas hasta el cierre del plazo anunciado:  Esta matriz también contribuye a la percepción de objetividad del proceso y que la recomendación que se haga a la asamblea (si es que se hace) o la decisión misma de esta asamblea, sea objetiva y con criterios sustentados.

  • Redacción del contrato específico con la administración nombrada para su firma, incluyendo hasta una hora de negociaciones con el proveedor: Nunca es recomendable que permanezca la administración sin contrato. Si bien es cierto la ley especifica sus deberes, mantenerse simplemente con el nombramiento impide establecer a la administración obligaciones relacionadas con la periodicidad y contenido de los informes de rendición de cuentas, protección de datos y confidencialidad, sanciones por deficiencias de servicio y mecanismos de resolución de conflictos, entre otros.

  • Conformación del expediente digital de la contratación, en una carpeta de Google Drive con permiso de lectura a quien tenga el enlace: esta es la dimensión final de la transparencia. La existencia de una carpeta digital del proceso mantiene la adecuada memoria de la contratación y está a la mano para facilitarla en cualquier momento que surjan dudas sobre la transición.


El cambio de administración no tiene que causar más problemas de los que había antes de decidir acudir a ella.

15 marzo, 2019

El silencio positivo en materia de permisos de construcción

Actualmente todos los planos de construcción deben tramitarse a través de la plataforma digital en línea llamada Administrador de Proyectos de Construcción APC, por mandato del artículo 2 del Reglamento para el Trámite de Revisión de los Planos para la Construcción Nº 36550-MP-MIVAH-S-MEIC.


Recientemente se le han unido además muchas municipalidades para el trámite del permiso o licencia de construcción, que es la consecuencia lógica y normal de la obtención de planos de construcción. Todas las instituciones involucradas deberían estar en esa plataforma.


Debido a la desgraciadamente usual lentitud de la administración pública para resolver las peticiones que se le hacen, desde 1978 gracias a la Ley General de la Administración Pública, se cuenta con una figura legal de excepción de mucha utilidad llamada el Silencio Positivo.


Esta ficción legal permite, según los artículos 330 y 331 de esta ley que, si se han presentado en regla todos los requisitos que contempla una solicitud, y ha pasado el plazo de un mes sin que la administración pública resuelva, se tendrá por aprobada la petición hecha.


Es muy importante tener presente lo siguiente:


Solo es viable esta figura en el caso de permisos, licencias y autorizaciones en general, así como autorizaciones o aprobaciones que deban acordarse en el ejercicio de funciones de fiscalización y tutela. No rige para cualquier tipo de petición.


No hay una definición uniforme ni en la doctrina ni en la jurisprudencia sobre el significado preciso de estos términos (ver dictamen C-441-2007 de 11 de diciembre de 2007). Algunos sostienen que autorización o licencia es para autorizar algo a lo que ya se tiene derecho pero debe definirse la forma de ejercerlo, mientras que el permiso se refiere a actos en principio prohibidos pero que excepcionalmente se autorizan de forma temporal y revocable (ver aquí).


En principio debería ser aplicable a permisos o licencias de construcción, pero reiteradas resoluciones de Sala Constitucional, Sala Primera y Tribunal Contencioso Administrativo han sostenido que por un principio precautorio en materia ambiental y urbanística no opera el silencio positivo.



Sí se ha reconocido para trámites previos como lo es la obtención del alineamiento vial, con la pequeña variación de que el plazo no es de un mes, sino de tres pues se rige por el artículo 18 de la Ley de Construcciones 833 de 1949. El alineamiento vial establece la distancia oficial frente la Red Vial Nacional (Carreteras primarias, secundarias o terciarias) y frente a la red Vial cantonal (caminos vecinales, calles locales y otros caminos no clasificados). El Mapa de Carreteras de la Red Vial Nacional está aquí y aquí.


El procedimiento para que esta figura opere ha sido reglado mediante la ley 8220, de Protección al ciudadano ante el exceso de trámites administrativos, en su artículo 7, requiriendo una declaración jurada autenticada (que debería ser por un Notario Público) en la que el solicitante manifieste que se ha cumplido con todo lo requerido y debería resolverse por artículo 262 de la Ley General de la Administración Pública en tres días.