10 febrero, 2013

¿Cuál es la disponibilidad de la administración?

La disponibilidad y el uso del recurso administrativo deben estar totalmente claros en el contrato de servicios.
Cuando compramos un kilo de arroz o de frijoles, nadie esperaría que obtenga por un kilo, digamos mil doscientos cincuenta gramos. Más bien sería sorprendente. Esto sucede porque la contratación es clara en cuanto a cantidad y costo. En los servicios de administración es usual que se señale un horario de atención a los condóminos, pero fuera de eso, se listan las distintas labores y un precio global mensual.
Dentro de ese precio se incluyen tiempos indeterminados de atención de consultas y sugerencias de los condóminos, de vigilancia del funcionamiento de los servicios y de seguimiento de asuntos en curso. Sin embargo, en criterio del suscrito, no le ha hecho bien a la industria esta forma de contratación tan amplia pues conozco casos en los que el tiempo de los condóminos (o de uno o dos en particular) absorbe una cantidad importante del recurso “administración”, lo cual perjudica otras labores y podría ser que perjudicara, además el adecuado seguimiento de los asuntos.
Doctor Condominio toma partido expreso por un cambio en la forma de cobro.
Sería mucho más sano para la industria que las administraciones llegaran a poder cobrar por hora sus servicios, de forma que un condominio en el que hay acuerdos pueda contratar veinticinco horas de mantenimiento, y uno conflictivo deba contratar el doble, aunque tengan el mismo tamaño.
Como todo cambio, empieza por uno. En el momento en que las administraciones empiecen a agregarle a la factura un detalle de tareas y tiempo consumido, todos verán líneas como: “Revisión de procedimientos de seguridad 2 h, fecha X”; “Conversación con Condómino de la filial XYZ 6 h, fechas A, B, C”, o bien, “Seguimiento de quejas por estacionamiento incorrecto filial ABC 2 h, fecha W, X, Y Z”.
En ese momento, aún sin un cobro adicional, todos los involucrados: condóminos, el administrador en campo y la empresa administradora, van a tener el insumo necesario para un interesante análisis.
Si cada semana hay que dedicar dos horas de la administración a la seguridad podría ser que sea un recurso muy caro, ya que se escogió una seguridad increíblemente barata pero requiere excesiva supervisión. Si mes a mes se repite que las comunicaciones con la filial XYZ consumen seis horas de las cuarenta contratadas habrá que preguntarse si es conveniente que una sola filial consuma tanto de ese recurso. Si al cierre del año se puede mostrar que se gastaron treinta horas en luchar para que la filial ABC estacione bien o controle a su perrito y si eso se cobrara individualmente al condominio, posiblemente habría muchos interesados en que ABC deje de dar problemas con el cumplimiento del reglamento. Mientras tanto, la administración soporta todos estos costos.
Con estos detalles se aumenta el control del condominio y de las empresas, y se refina la rentabilidad, lo cual a la larga es lo mejor para todos.