01 noviembre, 2013

Cómo actuar ante una administración que baja su calidad

La Administración del Condominio ejerce funciones muy importantes, por lo que cambio es algo delicado. No es basta con decir que la decisión de cambiar a la administración debe ser muy bien pensada, sino que esto debe de hacerse sólo si se dan las condiciones para hacerlo.
Actualmente en nuestro país existen diversas ofertas en materia de administración de condominios. Hay empresas de todo tamaño, desde las nacientes con uno o dos condominios, hasta las enormes (para nuestro mercado) con cincuenta y más condominios. Hay además particulares que abarcan algunos condominios pero que no tienen vocación o destino empresarial; es su oficio, digamos.
Cada tipo de administración tiene sus ventajas. Sin embargo, aunque hay una oferta muy grande, las diferencias en cuanto a los servicios específicos que se ofrecen no son tan marcadas. La calidad con la que prestan lo servicios es lo que hace la diferencia.
Por otra parte, en los condominios, el mayor requerimiento se encuentra siempre por el lado de las relaciones condominales como un todo, incluyendo poner orden y disciplina, y del seguimiento de los asuntos, tanto a nivel de peticiones como de supervisión de proveedores por incidente especiales (en específico la seguridad que consume enormes recursos en supervisión). Pagar recibos y cobrar cuotas es algo bastante mecánico, pero eso no es lo que hace la diferencia en la gestión administrativa del condominio.
Si sumamos estos elementos muchos condominios están ante esta situación: La administración en general trabaja bien y confían en ella, hay reportes contables y de labores adecuados. Pero hay fallas en el seguimiento del cumplimiento del Reglamento y en el seguimiento de los asuntos (incidentes, quejas, reportes, etc.). Al buscar opciones de cambio todos ofrecen similares productos. ¿Qué hacer?
Algunos condominios toman la decisión de auto administrarse y eligen a un condómino para hacer toda la labor, pero suelen fallar en las competencias (pues usualmente carecen de ellas al no ser administradores de condominios con experiencia ni formación), o en la objetividad en la aplicación del Reglamento, y se empiezan a generar problemas de mantenimiento, roces, y las relaciones condominales se deterioran. La administración, condóminos también, se sienten frustrados y molestos y a los pocos meses vuelven a donde estaban al principio, pero con las relaciones condominales muy deterioradas. ¿Qué hacer?
Antes de hacer un cambio es conveniente llevar la relación con la administración al punto de prueba (hechos) para saber si es mejor permanecer con ella o cambiar. Esto se puede hacer así:
     Fijar plazos y condiciones para el seguimiento de asuntos. Un consecutivo de asuntos, con fecha de inicio, estado y fecha de conclusión, permite ver objetivamente si las cosas se están haciendo o no, más allá de la percepción que haya.
     Fijar un plan de trabajo y prioridades de mantenimiento para la administración. Una lista de control de mantenimiento, permite saber con qué frecuencia se supervisa a cada proveedor, cada elemento de la infraestructura y cada área común, más allá de las percepciones.
     Un estado mensual de las cuentas por cobrar, por pagar y el avance del presupuesto, permite saber si se está ejecutando el gasto de forma adecuada o no.
     Un consecutivo de sanciones con número de expediente y estado por filial, permite saber si se está llamando la atención por presuntas faltas al Reglamento y en qué estado están esas llamadas de atención.
Estos cuatro controles deben verse mensualmente en las reuniones con la Junta de condóminos o comité asesor. Una administración que provea y cumpla esos controles (y otros que el condominio y la administración diseñen y acuerden) permite corroborar si hay o no adecuado cumplimiento de las labores. Es mejor aplicar correctivos a este camino trazado, que cambiar constantemente de proveedor.

Sólo los hechos documentados permiten tomar decisiones objetivas, en frío, sin verse contaminadas por personas interesadas en traer a un proveedor, por resentimientos por aplicación del Reglamento, por expectativas irreales o hasta por simple cansancio de ambos.

Aparecido en El Financiero, octubre 2013