16 junio, 2014

Cinco errores de los administradores condóminos

Hay condominios pequeños, de menos de veinte filiales, por ejemplo, para los que una administración externa a veces les resulta muy cara y deciden que la administración la llevarán entre condóminos vecinos. Cercanía, confianza y ahorro de dinero. Suena bien, en principio.

A pesar de que hay casos muy interesantes de condominios que han salido adelante sin una administración externa, hay otros que la experiencia ha sido mala, y quedan algo resentidos en su vida en común por lo sucedido.

Para que camine bien la administración de un condominio SIN una administración externa hay que evitar cometer algunos errores:

a) Informalidad en las cuentas: Es muy usual que las cuentas se lleven sin un contador. Posiblemente sea cierto que los movimientos son escasos, pero si no tienen el respaldo de un contador, al menos es importante que se lleven siguiendo reglas contables que le permitan a un contador darles su visto bueno posteriormente, y presentarlos en forma de estados financieros. Una contabilidad bien llevada permite, luego, si es necesario, certificar saldos para cobro judicial.

b) Inexistencia de representación legal: Es correcto que la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio permite que, en ausencia o inacción del administrador, cualquier condómino ejecute actos impostergables de administración (artículo 32). Esto es una medida de emergencia para evitar que el inmueble decaiga o se causen daños mientras la administración regresa a la regularidad, pero no suple al representante legal. El Condominio debe realizar asambleas al menos anuales y nombrar e inscribir un administrador, o Junta Administradora, según lo establezca el Reglamento y velar porque se mantenga vigente ese cargo.No es conveniente desde ningún punto de vista, que un condominio permanezca sin representante legal.

c) Informalidad en las contrataciones: Contratar un servicio comercial o un trabajador requiere de un contrato claro. La ausencia de contratos siempre opera en contra del condominio y es en ese momento, cuando surgen los problemas, que se echa de menos el contrato que no se hizo a tiempo.

d) Mantenimientos y mejoras sin aprobación de asambleas: De igual forma, es frecuente que la familiaridad y cercanía hagan perder importancia aparente a las autorizaciones legales necesarias para hacer los gastos que implican las mejoras y las obras de mantenimiento. Normalmente se toman de fondos que tenían un destino poco claro, o uno distinto. Recuerden que quien tiene a su cargo el manejo de recursos de un tercero, y los administra abusiva o indebidamente, puede ser sujeto de una denuncia penal por Administración Fraudulenta, delito con pena de hasta diez años de cárcel, según el monto.

e) Informalidad en acuerdos: Tanto en acuerdos de asambleas, como de Junta, es frecuente que igual se pase por alto la formalidad de registrar en actas los acuerdos, y asentarlas en el libro de actas respectivo, con sus firmas. Cuando es necesario ejecutar un acuerdo o se cuestiona un proceder de la administración, esas actas son indispensables y además podrán repeler posibles responsabilidades civiles.

No prepararse es prepararse para el fracaso, dicen los estadounidenses.