15 octubre, 2017

Uso de la tecnología para potenciar la labor de la administración

La tecnología ha recorrido un largo camino desde los cuchillos de sílex hasta los teléfonos inteligentes. Como siempre recibiremos los beneficios que nos proporciona deberemos enfrentar los retos éticos, sociales, y más recientemente legales y ambientales que nos puede causar.

La administración de condominios, por su doble dimensión de servicio comercial y cargo político, no puede evitar su deber de liderar, creando soluciones que aporten valor a sus clientes de forma innovadora, así como creando comunidad e integración en los condominios que dirige. Siempre cuidando, por supuesto, su propia rentabilidad.

El condominio es nuestra ciudadanía más cercana, en donde diversos intereses sociales, personales y económicos se cruzan, hay deliberaciones y votos para la toma de decisiones (y alto abstencionismo, en muchos casos), hay fondos comunes que administrar y cuotas casi impositivas (y su correspondiente posibilidad de mal uso), entre otros. Ahí es donde el liderazgo de la administración puede influir para educar en una ciudadanía condominal responsable y activa. Y para ese fin es que la tecnología puede hacerlo de forma más efectiva y eficiente.

Las administraciones verán enormes ventajas en el uso de plataforma de almacenamiento de documentos y documentos colaborativos como Google Drive, recordando siempre que “en la nube” significa en la computadora de otra persona. Saber las condiciones bajo las cuales se da ese almacenamiento es vital.

De igual forma puede hacer uso de foros de discusión recordando que quienes conversan son personas y que las reglas de conversación en presencia física son las mismas: orden, respeto, ajustarse al tema, etc. La autoridad de la administración no debe ceder en este espacio al caos.

Esta misma regla aplica para las aplicaciones de mensajería instantánea. Adicionalmente recordar que las reglas de uso de un foro o chat (respeto, temas, frecuencia, etc.) deben ser consensuadas y puestas en vigor para que pueda obtenerse la mejor comunicación.

Hay muchas herramientas de gestión de proyectos, procesos y tareas que serán al inicio útiles y luego indispensables para poder crecer en la prestación del servicio y clientela.

Hay una serie de precauciones que deben tenerse:

  • Privacidad de la información y cuido de datos personales
  • Propiedad de la información: especialmente al momento de concluir el contrato
  • Protección contra ataques informáticos
  • Riesgo de desinformación
  • Brecha digital

Una serie de consejos básicos permitirán hacer un mejor uso:

  1. Ejercer la autoridad: Definir accesos, permisos y uso de la información, establecer temas para cada herramienta, fijar y poner en vigor las reglas de conducta previamente anunciadas y aplicar consecuencias blandas (llamadas de atención) y severas (suspensión de participación del chat, por ejemplo).

  1. Documentación de decisiones y procesos: hacer actas o ayudas de memoria de conversaciones y redactar y difundir circulares o comunicaciones sobre esos acuerdos.

  1. Dar el primer paso: el chat o el facebook del condominio son condóminos reunidos y es inevitable por lo que es mejor liderar tomando la delantera.

  1. Educar(se) en el uso de las herramientas, sus ventajas y sus limitaciones: usar la tecnología, revisar tutoriales y compartir conocimiento y dudas con otras administraciones.