Autenticación de firmas digitales
La introducción de la firma digital en nuestro país ha permitido beneficios como la certeza jurídica del momento preciso de firma, aunque ha impuesto ajustes por normas o acuerdos privados anteriores al concepto de la firma digital.
La firma digital, de acuerdo con la Ley 8454 del 30/08/2005, Ley de
Certificados, Firmas Digitales y Documentos Electrónicos, es “cualquier
conjunto de datos adjunto o lógicamente asociado a un documento electrónico,
que permita verificar su integridad, así como identificar en forma unívoca y
vincular jurídicamente al autor con el documento electrónico.” La que tiene respaldo nacional oficial es la
certificada por el Banco Central de Costa Rica.
Cuando un documento se firma así, esa autenticidad se verifica en este
enlace: https://www.centraldirecto.fi.cr/Sitio/FVA_ValidarDocumentoPublico/ValidarDocumentoPublico
Una de las ventajas y principios de la firma digital es la equivalencia, es
decir que (artículo 9): “Los documentos y las comunicaciones suscritos
mediante firma digital, tendrán el mismo valor y la eficacia probatoria de
su equivalente firmado en manuscrito. En cualquier norma jurídica que se
exija la presencia de una firma, se reconocerá de igual manera tanto la digital
como la manuscrita.” Hasta ahí lo que significa es que la firma digital
tiene el mismo valor legal que la firma manuscrita.
Pero veamos lo que nos indica el artículo 3: “No obstante, el empleo del
soporte electrónico para un documento determinado no dispensa, en ningún
caso, el cumplimiento de los requisitos y las formalidades que la ley exija
para cada acto o negocio jurídico en particular.”
Es muy usual que en los Reglamentos de Condominio y Administración se exija
que la firma en los poderes sea autenticada, y en ocasiones los condóminos
se molestan porque se exige que la forma digital sea autenticada.
Veamos por qué se debe exigir ese requisito.
La autenticación es un acto con una cierta forma legal: debe ser hecho por un
Notario o Notaria Públicos, y siguiendo los Lineamientos para el ejercicio y
control del servicio notarial, en especial el artículo 27 que indica “La
autenticación de firmas o huellas es una actuación en la que el notario debe
utilizar sus mecanismos de seguridad. El notario debe dar fe que la firma o
huella fueron estampadas en su presencia.” Los mecanismos de seguridad a
utilizar, son el papel de Seguridad Notarial y el sello blanco.
Para una autenticación de firmas digitales ya existe una norma: el Reglamento
014 del 18/05/2022, Reglamento de documentos notariales extraprotocolares
en soportes electrónicos.
Esa norma en el artículo 11 indica “Autenticación de firmas. Cuando un
documento tenga por Ley la imposición del requisito de autenticación notarial,
la presunción de autoría que se da con el uso de la firma digital certificada,
no dispensará el cumplimiento de las formalidades para su eficacia.”
Es decir, si no se exigiera autenticación en el Reglamento, bastaría con
esa firma digital del condómino.
Pero si la autenticación es obligatoria por Reglamento, debe cumplirse. Si la firma del condómino es digital, aún así debe cumplirse, autenticado de forma digital también el Notario o Notaria Públicos.
