20 julio, 2016

Reformas de Reglamento II: cuando es inevitable

En la nota anterior dábamos ideas sobre cómo evitar una reforma del reglamento. Ahora veremos qué hacer cuando es inevitable.

A veces esto sucede porque el reglamento es extremadamente detallado. Desde hace algunos años se ha incrementado la tendencia a hacer reglamentos muy extensos, lo que hace más difícil adaptar su aplicación a las circunstancias.

Si se ha discutido el asunto y no se encuentra ninguna otra salida que no sea la reforma del reglamento, hay que cumplir con el objetivo de unanimidad de la totalidad del condominio, como lo impone artículo 27 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio.

Habiendo identificado el problema y la solución propuesta, debe trabajarse una redacción de acuerdo y consensuarse. Los beneficios y los costos deben estar muy claros así como la forma en las que manejarán las consecuencias que la decisión implique.

El proyecto y el texto del acuerdo a tomar deben estar disponibles públicamente en el condominio y abiertos a comentarios. Hay herramientas tecnológicas sencillas y gratuitas que permiten esta interacción.

Nada sustituye sin embargo la conversación personal con algunas personas a las que habrá que tomarse el tiempo de ir a convencer, o la revisión en una o más asambleas para construir ese consenso y posterior unanimidad. Estas asambleas podrán mezclar otros temas pero deben de convocarse correctamente (aquí y aquí) y dejar el espacio suficiente para discutir tranquilamente las opciones.

La identificación de las personas físicas o jurídicas (y sus representantes), que pueden y deben votar es esencial. Nadie puede lanzarse a una elección y votación sin un padrón de personas habilitadas para votar.

La mejor recomendación es recoger poderes para asegurar los votos, pues así, una vez con el total de los votos asegurados, la asamblea será un paso casi de trámite. Registralmente luego es sencillo proceder a la protocolización e inscripción del acta.

Sin embargo, una vez inscrita una reforma el asunto no acaba sino que comienza en su fase de ejecución.

La comunicación que se haga del cambio de reglamento es esencial, pues siempre habrá residentes que desconocían del proceso, personas que recién adquieren en condominio y hasta otras personas que aun habiendo votado a favor necesitan de un refuerzo comunicativo para asimilar el cambio y adecuar su conducta y expectativas.

La coordinación con la seguridad es igualmente central pues los oficiales suelen carecer de habilidades de comunicación y solo saben imponer una regla ordenada, a veces de mala manera.

Rotulación, circulares y recordatorios en la siguiente asamblea ayudan en este proceso de comunicación y gestión del cambio. La administración debe poder recoger las opiniones, análisis y hasta sentimientos que el cambio genere para ser conocidas en asamblea como forma de evaluación del cambio, pero sobre todo, por respeto a quienes las manifestaron.

Por ello el monitoreo y evaluación del cambio realizado deben ser muy cercanos, relajando esta vigilancia sólo una vez que ha transcurrido tiempo suficiente como para que se haya asentado sin conflicto.


Bien puede ocurrir, claro, que el cambio no sea adecuado y que surjan nuevos problemas, caso en el cual deberá de procederse de la misma forma: identificando el nuevo problema, analizando soluciones y planteándose hasta nuevas reformas al reglamento.