Cierre de período presupuestario
Si bien es cierto nuestra legislación NO exige que los periodos contables sean conforme al año calendario es frecuente que así sea. Aunque no siempre fue así, antes era más frecuente que los períodos fueran conforme al año fiscal anterior, que cerraba el 30 de setiembre. Ahora bien, sin importar cuándo acaba el año, en algún momento habrá que hacer cierre del año presupuestario y queremos compartir tres recomendaciones para ese proceso.
Primero, recordemos que “(l)a Asamblea anual, entre otros asuntos, deberá conocer el informe del administrador y las cuentas que él rendirá” (artículo 26, ley 7933 del 28/10/1999, ley Reguladora de la Propiedad en Condominio), por ello debe prepararse un informe de la gestión (ver más aquí) así como un informe contable que permita a la Asamblea tomar decisiones financieras. es decir no se trata de un informe sino de dos.
Segundo, en cuanto al informe contable, es usual que los condóminos tengan la expectativa de que este cumpla con las Normas Internacionales de Información Financiera, sin embargo, en la CIRCULAR Nº 06-2014 del COLEGIO DE CONTADORES PÚBLICOS DE COSTA RICA, este órgano indica que “Aunque las NIIF no están diseñadas para ser aplicadas a las entidades sin ánimo de lucro en los sectores privado, público, ni en las administraciones públicas, las entidades que desarrollen estas actividades pueden encontrarlas apropiadas.” Es decir, en condominio las NIIF son una recomendación pero no una obligación. Tomen nota aquellas administraciones de condominios que desarrollan actividades lucrativas y son contribuyentes del Impuesto sobre la Renta, ya que, como indica esa misma circular: “Octavo: Que todo obligado tributario de conformidad con el artículo 57 del Reglamento a la Ley del Impuesto sobre la Renta de la modificación realizada el 7 de febrero de 2002 y de acuerdo con la reforma efectuada el 10 de setiembre de 2012 al artículo 128 del Código de Normas y Procedimientos Tributarios la llevanza de la contabilidad debe hacerse con arreglo a las Normas Internacionales de Información Financiera.”
Tercero, debe evitarse la confusión que a veces ocurre porque el período cierra en diciembre, la asamblea además la hacen en diciembre y desean conocer estados financieros de períodos no cerrados. La solución para este desfase entre la fecha de cierre del período presupuestario y la fecha de celebración de la asamblea que aprueba el informe contable, es sencilla:
1.- La asamblea debe celebrarse LUEGO del cierre del período, en una fecha que permita tener listos los Estados Financieros o informe que se vaya a presentar de todo el período completo. Si el Reglamento exige una fecha determinada de Asamblea, el período debe modificarse para que concluya antes.
2.- Al acordar cada presupuesto se autoriza a la administración para que continúe su ejecución hasta tanto no haya uno nuevo, que se espera aprobar en la siguiente asamblea que sucederá LUEGO de haber concluido el período del presupuesto.
3.- Al aprobar presupuesto, se hace desde el cierre del anterior para completar un año entero de doce meses sin desfases.
