Responsabilidades al asumir un condominio

Un momento muy importante en la vida de un condominio es la llegada de la nueva administración. Normalmente esta se enfoca en dos áreas: primero, conocer qué hay, sea a los condóminos y al personal, la infraestructura y equipo, las cuentas y la documentación en general. El estado de la cuestión, podríamos llamar. Y segundo, en propiciar algún cambio visible para motivar a los condóminos, sea una obra de mantenimiento, jardín o hasta decoración, lo cual, si está dentro de las prioridades del condominio, el presupuesto aprobado y las potestades legales de la administración, es algo muy bueno.

A la administración entrante queremos hacerle algunas recomendaciones.

1.- Control de normas y acuerdos: Conocer e inventariar TODAS las normas y TODOS los acuerdos de Asambleas de Condóminos es una herramienta legal básica. Esto puede permitirle a la administración hacer un control de acuerdos para conocer, divulgar y aplicar las normas vigentes que obligan a todos, incluida ella misma. O bien, para levantar alertas si hay incongruencias o incertezas jurídicas que corregir.

2.- Expedientes: En materia laboral existen algunos documentos y datos que podrían ser requeridos por la autoridad de inspección laboral. En materia de asambleas es recomendable tener ordenados todos los antecedentes de una asamblea por si es cuestionada su validez. En materia de sanciones es obligatorio conformar un expediente que documente el cumplimiento del debido proceso. Inventariar y verificar estos expedientes, o su ausencia, incide en los deberes de la administración.

3.- Contabilidad y finanzas: Verificar el estado inicial con el que asumirá las cuentas es muy importante ya que a partir de ahí se calculan los saldos de ellas. Es conocido el fenómeno de la morosidad por dudas en las cuentas por cobrar. En este punto debemos incluir validar el cumplimiento de obligaciones tributarias, además. Si hay faltantes o inconsistencias deben ser reportados y subsanados prontamente, en ocasiones con acuerdos de Asamblea de Condóminos.

4.- Estado de la infraestructura y equipos: Hacer una evaluación inicial de la infraestructura y equipos también es muy importante, ya que, de haber deficiencias, podría ponerse en riesgo la seguridad de las personas y derivarse de eso responsabilidades civiles y eventualmente hasta penales para la administración, sobre todo si ejerce la representación legal del condominio.

5.- Contactos e información de los condóminos: Obviamente es necesario para la prestación del servicio, poder comunicarse con los propietarios, residentes, inquilinos, ocupantes, proveedores, etc. Sin embargo, lamentablemente esta información a veces no está disponible, sea porque está desperdigada, desactualizada o porque está capturada por alguna aplicación o plataforma informática sobre la que el condominio no tenía control y se le llevó el proveedor anterior. Poder definir con certeza el medio para notificar de asuntos de interés común es una obligación ineludible.

Estas recomendaciones se enmarcan en el deber que tienen en ocasiones en los Reglamentos las administraciones de evidenciar o denunciar ante la Asamblea problemas bajo riesgo de ser responsables solidarios de ellos. Sin olvidar, por supuesto, la obligación penal de denunciar existente en algunos casos (ver aquí).