15 marzo, 2014

La rendición de cuentas de la administración del condominio

La siguiente es la versión original. Fue además publicada en el semanario El Financiero, lo que puede verse en este enlace.

La rendición de cuentas es un concepto que se ha popularizado en la política, y como todo lo que esta toca, ya no significa lo mismo o casi nada. Sin embargo, en la administración de condominios debe seguir siendo un concepto  vigente, claro y que contribuya a crear calidad de vida y rentabilidad de las propiedades.
La Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio en su artículo 26 sólo indica que la asamblea anual “deberá conocer el informe del administrador y las cuentas que él rendirá.” No se da más detalle del contenido del informe. Nos indica, sin embargo, que el informe del administrador no equivale a las cuentas, por lo que es conveniente delinear mejor el contenido de este primer informe.
Si nos atenemos a los deberes que señala el artículo 30 de dicha ley, el administrador debería rendir un informe que cubriera al menos los siguientes temas o apartados:
  • Cuido y Vigilancia de bienes comunes: adquisiciones según se haya acordado en asambleas anteriores o adquisiciones necesarias, daños ocurridos o mejoras realizadas o bien las necesarias, rutinas de mantenimiento preventivo y acciones correctivas desplegadas o necesarias.
  • Atención y operación de las instalaciones y los servicios generales: aparte del mantenimiento y mejoras realizados a los sistemas, es conveniente referir incidencias en los servicios que el condominio recibe. Este es el momento de valorar si un proveedor es idóneo, o si la supervisión sobre éstos, en especial sobre la seguridad, ha sido diligente. Una supervisión negligente podría ser causa concurrente de responsabilidades civiles, que podrían incluso recaer sobre todo el condominio, si además la asamblea es negligente en la supervisión de la administración.
  • Ejecución de acuerdos de asamblea: No es necesaria la aprobación o lectura de actas anteriores, pues en cada asamblea debe de darse la firmeza a los acuerdos, lo que hace innecesaria esta segunda aprobación. Sin embargo, la administración debe poder reseñar la extensión del cumplimiento de los acuerdos, junto con las causas documentadas de ejecuciones parciales, con sus recomendaciones para, sea la ejecución completa, o la revocatoria o modificación del acuerdo si es más conveniente esto a los intereses del condominio. El administrador es un apoderado, y como tal debe de abstenerse de ejecutar acuerdos si éstos son manifiestamente perniciosos a sus mandantes, aún si éstos no previeron el daño posible (art. 1262 Código Civil). Por supuesto que los motivos para estimar como manifiestamente pernicioso un acuerdo deben de estar bien documentados y razonados, no es una simple negativa de ejecución.
  • Cumplimiento de la ley y el reglamento del Condominio: Los eventos de incumplimientos de estas normas, sea en curso de debido proceso de investigación o bien firmes luego de este, deben de ser reseñados, sin aludir necesariamente a los presuntos autores. Es evidente que si este informe no se rinde, es posible asumir que no se ha llamado la atención a nadie durante todo el año. Pero como esto implicaría un comportamiento inusualmente observante de las normas, posiblemente más bien se trate de que las presuntas infracciones a la ley y al reglamento, no han sido atendidas diligentemente.

Es conveniente redactar el informe en dos presentaciones: un resumen ejecutivo breve para la asamblea y un detalle profundo que puede ser puesto a disposición de los condóminos por vía digital. En caso de requerimientos justificados, los originales de comprobantes o los soportes de incidencias y eventos deben estar a disposición de los condóminos, a quienes les asiste el derecho de solicitar información, aclaraciones y explicaciones sobre los motivos para la toma de determinada decisión. Este derecho no es ilimitado: “Los derechos deberán ejercitarse conforme con las exigencias de la buena fe.” (art. 21 del Código Civil.)

Algunos reglamentos exigen que este informe, el de las cuentas y hasta la propuesta de presupuesto a aprobar, sean circulados previamente. Esto es altamente conveniente pues acudir a una asamblea sin conocer los informes previos limita mucho, en la práctica, la capacidad de toma de decisiones por los condóminos.