Los libros del condominio
Las normas que regulan los libros legales de los condominios son muy escasas, lamentablemente.
Hay dos artículos:
Artículo 28.- Los acuerdos de la Asamblea de Condóminios (sic) se consignarán en un libro de actas.
Artículo 32 bis.- Para la administración de los condominios deberá contarse con un libro de actas de la Asamblea, un libro de actas de la Junta Directiva, cuando exista, en el cual constarán sus acuerdos, y un libro de caja en el que el administrador consignará los egresos por concepto de gastos comunes como los ingresos provenientes del pago de los propietarios o de cualquier otro concepto…
Eso es todo.
En algún momento hemos tocado el tema de transcripción de actas (aquí), por lo que queremos abordar el acceso a esos libros.
Los libros son la base documental de la gestión del condominio y en tal sentido deben estar completos y disponibles. Algunas administraciones ponen barreras al acceso a los libros como:
(a) Exigir que su consulta sea únicamente presencial o no permitir capturar imágenes.
(b) Impedir la consulta acudiendo a argumentos de protección de la privacidad.
(c) Negando la consulta completa y solo permitiendo acceso a documentos puntuales indicados (un acta determinada).
Esta mala práctica debe ser desterrada por varias razones:
1.- Los condóminos tienen derecho a informarse de los asuntos de relevancia condominal:
Si bien el artículo 26 de la Ley Reguladora de la Propiedad en Condominio dispone que las cuentas se conocen en la asamblea anual; atendiendo a que el condominio no funciona únicamente durante las asambleas de condóminos, y a que estos últimos deben poder conseguir ser informados durante el resto del año, según convenga a sus intereses en relación con su propiedad en condominio. Tribunal de Apelación Civil y Trabajo Puntarenas Sede Puntarenas Materia Civil Resolución Nº 00212 - 2021.
2.- Existe un remedio procesal para esa negativa en el Código Procesal Civil, la exhibición de libros:
45.4 Exhibición de documentos. Se ordenará a las partes la exhibición de documentos, informes, libros o cualquier otra fuente probatoria, si están bajo su dominio o disposición, se refieren al objeto del proceso, sea común o puedan derivarse conclusiones probatorias para quien lo solicita. Obligar a un condómino a tener que acudir a esto es hacerle incurrir en costos legales innecesarios.
3.- Al ser copropietarios, todo dato personal es parte de la información interna al amparo del artículo 2 de la ley de Protección de la Persona frente al tratamiento de sus datos personales, Nº 8968.
4.- No es conforme con una ejecución de mandato diligente otorgado por el condominio.
5.- Mucho menos es conforme con una debida atención a sus clientes (los condóminos).
La recomendación es escanearlos y ponerlos a disposición de cualquier condómino que los solicite, ya sea por envío directo al ser solicitado o colocar ese escaneo en un sitio o aplicación de acceso solo a condóminos y advertir en una leyenda al entregarlo (o descargarlo) que es solo para consulta por parte de propietarios, no se autoriza su divulgación pública.
