10 enero, 2017

Cómo redactar un buen contrato con una administración de condominios

Quizás una decisión que deba tomarse en su condominio este 2017, sea contratar una administración profesional. Esta decisión debe respaldarse con un contrato.



Con mucha frecuencia escucho en los condominios (y hasta a una gran empresa de administración se lo escuché una vez) que basta con el nombramiento porque los deberes son los que están en la ley. Eso es una actitud negligente que da espacio a problemas.


Algunos errores frecuentes que deben de evitarse son:


Las partes: Con frecuencia he visto contratos en los que quien contrata es una junta de condóminos, cuando lo correcto es que quien contrata sea siempre el condominio, sea representado al efecto por un condómino, o por quien tenga la representación legal inscrita, que bien podría ser otra persona jurídica como una asociación de condóminos.


La labor: Las labores deben de estar señaladas con sumo detalle, desde una perspectiva de roles y funciones, principalmente, y luego espacio para adicionar o modificar por documentos o correspondencia sencilla (como un correo electrónico) las actividades concretas para realizar esas funciones. Todas estas funciones deberían poder estar documentadas de forma que haya una adecuada rendición de cuentas.


La calidad: El condominio, como consumidor, es una masa política heterogénea (como en una asamblea). Debe haber una definición de calidad, con sus requerimientos (e indicadores) y las formas en las que se verificará esta calidad. Cualquier administración puede por una persona mal capacitada o con mala supervisión o guía, bajar su calidad (cómo actuar ante ello) y hay que prever formas de reconducir estas fallas hacia el buen servicio pactado, y de prever controles para mantener el curso honesto y transparente. Con el paso del tiempo se incorporan nuevos deberes a los condominios (tributarios, de permisos sanitarios de funcionamiento, de supervisión por portación de armas, etc.) y la administración debe estar al tanto de su cumplimiento.


Los intereses comerciales: La rentabilidad de la empresa de administración es esencial para la calidad y continuidad del servicio, así como proteger su imagen y su patrimonio. Desgraciadamente hay condóminos que están dispuestos a acusar de delitos a empresas de administración, sin prueba alguna y motivados más por problemas más de orden disciplinario y político, sin que esto se materialice en una denuncia penal real. Eso afecta la imagen comercial de las empresas y deben defenderla. Es muy frecuente que estos elementos estén descuidados en contratos y eso implica un riesgo para la administración.


Privacidad: Los oficiales de seguridad y la administración manejan gran cantidad de datos personales, algunos hasta sensibles, que deben de ser protegidos.


Terminación: Todo contrato debe tener una adecuada cláusula de terminación normal y anticipada. Al llegar un momento de cambio de mando es esencial tener esto bien previsto.


Por supuesto que todos estos elementos tienen algún asidero legal, por eso existen como elementos legales, pero la protección que las leyes les dan es escasa o a veces nula.

No prever acuerdos claros es una forma de negligencia en la que ningún condominio ni administración deben de caer.